Fraser för affärskorrespondens på engelska. Affärskorrespondens på engelska: fraser och tips. Affärskorrespondens på engelska. Hälsningar

Här hittar du både ord och uttryck som är vanligt förekommande i affärskorrespondens, samt färdiga exempel på brev om olika ämnen.

1. Allmänna regler för att skriva ett affärsbrev på engelska

Förberedelsen av alla affärsbrev på engelska är föremål för de allmänna reglerna:

All text är indelad i stycken utan användning av en röd linje.
I det övre vänstra hörnet av brevet anges avsändarens fullständiga namn eller namnet på företaget med adressen.
Därefter anges namnet på adressaten och namnet på det företag som brevet är avsett till, samt dess adress (från en ny rad).
Avresedatumet anges tre rader under eller i det övre högra hörnet av brevet.
Brödtexten ska placeras i den centrala delen av brevet.
Huvudidén med brevet kan börja med anledningen till överklagandet: "Jag skriver till dig till ..."
Vanligtvis avslutas ett brev med ett tack ("Tack för din snabba hjälp...") och en hälsning "Med vänliga hälsningar", om författaren känner till adressatens namn, och "Hälsningar" om inte.
Fyra rader under författarens fullständiga namn och befattning.
Författarens signatur placeras mellan hälsningen och namnet.

Exempel på affärsbrev på engelska:

Herr Nikolay Valuev
Kefline Company
Office 2004, Entré 2B
Tverskaya Street
Moskva
RYSSLAND 15 oktober 2013

Jag skriver till dig angående din förfrågan. Vänligen se bifogat vårt informationspaket som innehåller våra broschyrer och allmän information om våra skolor och sommarcenter.

I England har vi två skolor, Brighton och Bath, båda vackra platser som jag är säker på att du och dina elever kommer att gilla. Våra skolor ligger i attraktiva lokaler i bekväma, centrala lägen. Brighton är en ren och säker stad med en vacker vik och landsbygd i närheten. Bath är en av de mest kända historiska städerna i England, känd för sin georgiska arkitektur och romerska bad.

Boende tillhandahålls i värd som valts för förmågan att tillhandahålla bekväma hem, ett vänligt välkomnande och en lämplig miljö, där eleverna kan träna engelska och njuta av sin vistelse. Vi har aktivitetsarrangörer på heltid med ansvar för sport, kulturaktiviteter och veckovisa utflykter.

Fyll i och returnera det bifogade registreringsformuläret för att få fler broschyrer och annat reklammaterial.

Jag ser fram emot att höra från dig och hoppas senare kunna välkomna dina elever till våra skolor och sommarcenter.

med vänliga hälsningar,

John Green
Verkställande direktör

2. Grundläggande uttryck som används i affärskorrespondens

Det finns standarduttryck som ofta används i affärskorrespondens på engelska, vilket ger en artig och formell ton till ditt meddelande.

1. Hantering
Dear Sirs, Dear Sir eller Madam	(om du inte känner till mottagarens namn)
Kära herr, fru, fröken eller fru	(om du känner till adressatens namn; i händelse av att du inte känner till kvinnans civilstånd ska du skriva fru, ett grovt misstag är att använda frasen "fru eller fröken")
Kära Frank,	(Refererar till en bekant person)
2. Inledning, tidigare meddelande.
Tack för ditt e-postmeddelande av (datum)...	Tack för ditt brev av (datum)
Vidare till ditt senaste e-postmeddelande...	Som svar på ditt brev...
Jag ber om ursäkt för att jag inte fått kontakt med dig innan nu...	Jag är ledsen att jag inte har skrivit till dig än...
Tack för ditt brev av den 5 mars.	Tack för ditt brev av den 5 mars
Med hänvisning till ditt brev av den 23 mars	Angående ditt brev av den 23 mars
Med hänvisning till din annons i «The Times»	Angående din annonsering i Times
3. Ange skälen till att du skriver brevet
Jag skriver för att fråga om	Jag skriver till dig för att ta reda på...
Jag skriver för att be om ursäkt	Jag skriver till dig för att be om ursäkt för...
Jag skriver för att bekräfta	Jag skriver till dig för att bekräfta...
jag skriver angående	Jag skriver till dig i samband med...
Vi vill påpeka att...	Vi vill uppmärksamma dig på...
4. Begäran
Kan du kanske...	Kan du…
Jag vore tacksam om du kunde …	Jag skulle vara tacksam om du...
Jag skulle vilja ta emot	Jag skulle vilja få……
Snälla kan du skicka mig...	Kan du skicka mig...
5. Avtal med villkor.
Jag skulle bli glad över att…	Jag skulle bli glad …
Jag skulle gärna	Jag skulle vara glad…
Jag skulle gärna	Jag skulle bli glad…
6. Breaking Bad News
…	Tyvärr…
Jag är rädd att …	Jag är rädd att…
Jag är ledsen att meddela dig det	Det är svårt för mig att berätta, men...

7. Bilaga till skrivelsen med ytterligare material
Vi bifogar gärna…	Vi investerar gärna...
Bifogat hittar du…	I bifogad fil hittar du...
Vi bifogar…	Vi ansöker…
Vänligen se bifogad (för e-post)	Du hittar den bifogade filen...
8. Att uttrycka tacksamhet för visat intresse.
Tack för ditt brev av	tack för ditt brev
Tack för att du frågar	Tack för ditt intresse…
Vi vill tacka dig för ditt brev av...	Vi vill tacka dig för…
9. Övergång till ett annat ämne.
Vi vill också informera dig...	Vi vill också informera dig om...
Angående din fråga om...	Angående din fråga om...
Som svar på din fråga (förfrågan) om...	Som svar på din fråga om...
Jag undrar också om...	Jag är också intresserad av...
10. Ytterligare frågor.
Jag är lite osäker på...	Jag är lite osäker på...
Jag förstår inte riktigt vad...	Jag förstod inte helt...
Kan du förklara...	Kan du snälla förklara...
11. Överföring av information
Jag skriver för att låta dig veta att...	Jag skriver för att informera om...
Vi kan bekräfta för dig...	Vi kan bekräfta...
Jag är glad att kunna berätta att...	Vi är glada att meddela…
Vi beklagar att vi måste informera dig att…	Tyvärr måste vi informera dig om...
12. Erbjuda din hjälp
Skulle du vilja att jag…?	Kan jag (göra)...?
Om du vill, skulle jag gärna...	Om du vill, skulle jag gärna...
Säg till om du vill att jag ska...	Låt mig veta om du behöver min hjälp.
13. Påminnelse om möte eller väntar på svar
Jag ser fram emot...	Jag ser fram emot,
hör av dig snart	när kan jag höra dig igen
träffas nästa tisdag	träffas nästa tisdag
vi ses nästa torsdag	träffas på torsdag
14. Underskrift
Vänliga Hälsningar,	Vänliga hälsningar…
med vänliga hälsningar,	Med vänlig hälsning (om du inte vet personens namn)
med vänliga hälsningar,	(om du kan namnet)

3. Registrering av skrivelse - begäran om information

Ett förfrågningsbrev skickas när du behöver mer information om en produkt eller tjänst du är intresserad av.

Namn och adress till ditt företag ska anges i början av brevet, följt av namnet på företaget du ansöker till. Du kan komponera brevets text med hjälp av följande standarduttryck.

1. Formell adress, eftersom du inte är bekant med adressaten.

Dear Sir eller Fru, Dear Sirs

2. Uppgift om källan till information om företaget

Med hänvisning till din annons (annons) i...
Angående din annons i

Angående din annons (annons) i...
Angående din annons i...

3. Skicka de nödvändiga uppgifterna

Kan du skicka mig...
Kan du skicka mig

Jag vore tacksam om du kunde…
Jag skulle vara tacksam om du...

Kan du ge mig lite information om...
Kan du ge mig information om...

Kan du skicka mer information till mig...
Kan du skicka mer information till mig...

4. Ytterligare frågor

Jag skulle också vilja veta...
Jag skulle också vilja veta...

Kan du berätta för mig om...
Berätta för mig snälla…

5. Signatur

Vänliga hälsningar, (om du inte känner till namnet)
Med vänliga hälsningar, (om du känner till namnet)

Exempel

Kenneth Beare
2520 Visita Avenue
Olympia, WA 98501

Jackson Brothers
3487 23rd Street
New York, NY 12009

12 september 2000

Med hänvisning till din annons i gårdagens "New York Times", kan du skicka mig en kopia av din senaste katalog. Jag skulle också vilja veta om det är möjligt att göra köp online.

med vänliga hälsningar,

John Kefline
administrativ direktör
Engelska Learners & Company

4. Registrering av ett brev - ett svar på en begäran om information

När ett företag får ett förfrågningsbrev som ber om detaljerad information om dess produkt, produkt eller tjänst är det mycket viktigt i svarsbrevet att göra ett positivt intryck på den potentiella kunden eller partnern. Ett artigt, välskrivet svar kommer säkert att bidra till att skapa ett sådant intryck.

1. Hantering

2. Tacksamhet för din uppmärksamhet

Tack för ditt brev av
Tack för ditt brev…

Vi vill tacka dig för att du frågar om...
Vi vill tacka för visat intresse...

3. Tillhandahålla den information som krävs

Vi bifogar gärna…
Vi investerar gärna...

Bifogat finns …
I bifogad fil hittar du...

Vi bifogar…
Vi ansöker…

4. Svara på ytterligare frågor

Vi vill också informera dig...
Vi vill också informera dig om...

Angående din fråga om ... Angående din fråga om ...

Som svar på din fråga (förfrågan) om ... Som svar på din fråga ...

5. Uttryck av hopp om ytterligare givande samarbete

Vi blickar framåt mot…
Vi hoppas

hör från dig
hör dig igen

tar emot din beställning
ta emot din beställning.

välkomnar dig som vår kund (kund)
att du blir vår kund

6. Signatur

Kom ihåg att när du vänder dig till en person vars namn du inte känner till ska du skriva "Med vänlig hälsning" och när namnet är känt - "Med vänliga hälsningar",

Exempel på svar på en begäran om information

Jackson Brothers
3487 23rd Street
New York, NY 12009

Kenneth Beare
administrativ direktör
Engelska Learners & Company
2520 Visita Avenue
Olympia, WA 98501

12 september 2000

Vi bifogar gärna vår senaste broschyr. Vi vill också informera dig om att det är möjligt att göra köp online på http://www.kefline.com.

Vi ser fram emot att välkomna dig som vår kund.

med vänliga hälsningar,

5. Registrering av brev - klagomål

Brevet måste innehålla all nödvändig information om denna tjänst eller produkt. Skriv produktens fullständiga namn och beskrivning, inköpsdatum eller serviceindikation, etc. Ditt mål är att förklara alla detaljer, men inte att överbelasta brevet med onödiga detaljer. Dessutom ska du ange dina önskemål, villkor och villkor för felsökning.

Vem ska detta brev riktas till?

När du köper varor eller ingår ett avtal om tillhandahållande av tjänster får du en kontaktadress eller telefonnummer till en person som kan lösa alla svårigheter som har uppstått. Vanligtvis i små företag avgörs dessa frågor av företagets ägare. I mellannivå organisationer - hans ställföreträdare eller högsta ledningen. I stora företag finns det oftast en kundtjänstavdelning som hanterar sådana frågor.

Vilka är huvuddelarna i ett brev?

1. Introduktion

Namn på kontaktperson
Fullständigt namn på mottagaren (om känt)

Titel, om tillgänglig
Företagsnamn
Företagsnamn

Avdelningen för konsumentklagomål
Kundservice

Gatuadress
Stad, delstat, postnummer
Företags Adress

Bästa (kontaktperson):

Överklagande

2. En introduktion som innehåller information om den köpta produkten eller tjänsten.

Den (den 1 juli) (köpte, leasade, hyrde eller lät reparera) ett (namn på produkten, med serie- eller modellnummer eller utförd service) på (plats och andra viktiga detaljer om transaktionen).
Den 1 juli, jag (köpt, hyrt, hyrt, reparerat) (fullständigt namn på produkten med serienummer eller typ av tjänst) på ... (annan viktig information om transaktionen anges nedan)

Jag skriver för att uppmärksamma dig på ett problem i din kundtjänstavdelning.
Jag skriver för att uppmärksamma dig på ett problem på kundtjänstavdelningen.

Jag vill framföra klagomål på det bemötande jag fått av en medlem i din personal

Jag skulle vilja klaga på din medarbetares behandling av mig.

Jag skriver för att uttrycka mitt starka missnöje med varorna jag fick i morse.

Jag skriver för att uttrycka mitt missnöje med produkterna som mottogs i morse.

Jag skriver för att klaga på kvaliteten på produkten jag köpte online från din webbplats.

Jag skriver för att uttrycka mitt missnöje med kvaliteten på de produkter som beställs på din webbplats.

Jag skriver i samband med den negativa attityden hos en medlem i din personal.

Jag skriver i samband med den negativa attityden hos en medlem i ditt företag.

3. Beskrivning av problemet

Tyvärr har din produkt (eller tjänst) inte fungerat bra (eller tjänsten var otillräcklig) på grund av (ange problemet). Jag är besviken för (förklara problemet: till exempel fungerar inte produkten korrekt, tjänsten utfördes inte korrekt, jag fakturerades fel belopp, något avslöjades inte tydligt eller var felaktigt framställt, etc.).
Tyvärr uppfyller inte din produkt (tjänst) de ställda kraven, eftersom (problem anges). Jag är besviken eftersom (situationen förklaras: till exempel fungerar enheten inte bra, är av dålig kvalitet, jag fick fel belopp för betalning, något förklarades inte)

Utrustningen jag beställde har fortfarande inte levererats, trots mitt telefonsamtal till dig förra veckan för att säga att det behövdes akut.

Den beställda utrustningen har ännu inte levererats, trots att jag ringde dig redan förra veckan och sa att det krävs omgående.

För att lösa problemet skulle jag uppskatta om du kunde (ange den specifika åtgärd du vill ha - pengarna tillbaka, betalkortskredit, reparation, byte, etc.). Bifogat finns kopior av mina register (inklusive kopior av kvitton, garantier, garantier, annullerade checkar, kontrakt, modell- och serienummer och alla andra dokument).

För att lösa problemet skulle jag vara tacksam för alternativet om du (dina krav anges: returnerade pengarna, kredit, utförde reparationer, bytte, etc.) Kopior av dokument bifogas (bifoga kopior av kvittot, garantikort, annullerade checkar, kontrakt och annan dokumentation.)

Jag ser fram emot ditt svar och lösningen på mitt problem, och kommer att vänta till (sätta en tidsgräns) innan jag söker hjälp från en konsumentskyddsmyndighet eller Better Business Bureau. Vänligen kontakta mig på ovanstående adress eller per telefon på (hem- och/eller kontorsnummer med riktnummer).
Jag väntar på ditt svar med en lösning på mitt problem och kommer att vänta tills (deadline ges) innan jag kontaktar en konsumentorganisation för att få hjälp. Kontakta mig på följande adress eller telefonnummer (adress och telefonnummer anges)

Vänligen hantera detta ärende snarast. Jag förväntar mig ett svar från dig senast i morgon bitti.
Lös problemet omedelbart. Jag förväntar mig ditt svar senast i morgon bitti.

Jag insisterar på full återbetalning annars kommer jag att tvingas ta saken vidare.
Jag insisterar på full ersättning för utgifter, annars kommer jag att tvingas ...

Om jag inte får varorna i slutet av denna vecka har jag inget annat val än att avbryta min beställning.
Om jag inte får denna vara i slutet av veckan har jag inget annat val än att avbryta beställningen.

Jag hoppas att du kommer att ta itu med det här ärendet omgående eftersom det orsakar mig avsevärt besvär.
Jag hoppas att du tar itu med det här ärendet omedelbart, eftersom detta orsakar mig allvarliga besvär.

4. Slutet på brevet

Med vänlig hälsning/Med vänlig hälsning

6. Göra ett brev - ursäkt

Ett ursäktsbrev skickas som svar på ett klagomålsbrev. Du bör börja med att uttrycka ånger, personlig oro över den aktuella situationen. Det är nödvändigt att förklara vilka åtgärder som kommer/har vidtagits för att åtgärda problemet och undvika att det upprepas i framtiden. Nedan hittar du några fraser som används när du skriver ett ursäktbrev

1. Att uttrycka tacksamhet för att ha rapporterat situationen

Tack för att du uppmärksammade ärendet/frågan/problemet.
Tack för att du informerade oss om detta fall/problem.

Jag uppskattade att du tipsade mig om denna incident...

Ditt meddelande är mycket viktigt för mig.

2. Uttryck av ånger.

Vi är mycket ledsna att höra att…
Det är svårt för oss att höra om det.

Jag är mycket ledsen för denna situation...
Jag är mycket ledsen över situationen.

3. Ursäkt

Vi ber om ursäkt för…
Vi ber om ursäkt för...

Vänligen acceptera vår ursäkt för...
Acceptera våra ursäkter...

4. Förklaring av företagets agerande

Du kan vara säker på att vi kommer...

Var säker på att vi...

Du har min försäkran om att...
Jag garanterar dig...

För att kompensera för besväret...
För att kompensera för eventuella olägenheter...

Vi gör allt vi kan göra för att lösa problemet
Vi gör vårt bästa för att lösa problem

Jag kan försäkra er att detta inte kommer att hända igen
Jag lovar att detta inte kommer att hända igen

Jag försöker reda ut det/reda ut problemet som en brådskande fråga.
Jag försöker reda ut det här/lösa problemet omedelbart

Vänligen returnera de felaktiga varorna, så återbetalar vi dig/reparerar dem/ersätter dem
Vänligen returnera den felaktiga varan och vi kommer att återbetala/reparera/byta ut den.

5. Påminnelse av stor betydelse för gemensamt samarbete

Vi värdesätter din beställning högt

Det är mycket viktigt för oss att samarbeta med dig.

Din tillfredsställelse är vår prioritet

7. Förfrågningsbrev

Om du skriver chef- var extremt artig, speciellt om du inte är säker på att han (a) känner till ditt namn. Använd inte konstruktioner som är markerade nedan med ett strikt eller brådskande förfrågningsvärde. Ett neutralt och universellt alternativ skulle vara:
Jag skulle vara tacksam om…

Uppmaningen, stilistiskt upphöjd och mest artig, består också i uttrycken:

Om det inte är svårt för dig, snälla...
Kan du möjligen ge mig/låta mig ha..., snälla?

Om du inte har något emot, snälla ge...
Kan/får jag besvära dig för att ge/ge mig..., snälla?

Gör mig en tjänst, snälla...
Kan du göra mig en tjänst och ge mig/låt mig ha..., snälla?

Han vägrar artigheten, snälla ge...
Skulle du snälla ge mig...?

Var så snäll att...
Kan du snälla ge mig..., snälla?

Räkna det inte för arbete, snälla ge mig...
Kan du möjligen ge mig/låta mig få,.., snälla?

Om du skriver kollega och han/hon är inte din vän, välj en neutral stil - någonstans mellan formell och informell.
Kan du..?

Bekväma former i det här fallet med verbet "vill":

Jag vill (skulle vilja) fråga...
Jag skulle vilja (be) dig att...

Jag skulle vilja fråga dig...
Får jag be dig att...?

Jag vill be dig köpa den här boken åt mig.
Får jag be dig att köpa den här boken åt mig?

Jag skulle vilja be dig att gå till dacha på söndag.
Får jag be dig att gå till lanthuset på söndag?

Om du skriver obekant man- Var artig.
Jag undrar om du kan..?

Här kommer förfrågningar som uttrycks av en frågesats med det modala verbet "att kunna" vara bekväma:

Kan jag fråga dig...?
Får jag be dig att göra något?

Kan jag fråga dig…?
Får jag be dig att göra något?

Kan jag fråga dig...?
Skulle du snälla/snälla göra något?

Får jag inte fråga dig...?
Kan du möjligen göra något?

Kan jag fråga dig...?
Jag skulle ta stort ansvar om...

Du kan…?
Kan/kan du göra något?

Du kan inte…? Kan du…?
Kan du…?

Kan du…?
Kan/Kan du...?

Kan du inte...?
Kan du…?

Kan du…?
Kan du…? Skulle du…?

Om du skriver anställd i ett annat företag- stilen bör bero på om du är bekant med honom/henne eller tar kontakt för första gången.
Jag skulle vara tacksam om…(till främling)
Kan du..?(till en vän)

Här kan en begäran uttryckt av en frågesats med partiklarna "inte", "skulle", "om" hjälpa:

Är det svårt för dig...? Stör det dig...?
Skulle du ha något emot att göra något?
Är det svårt för dig...? Kommer det att göra det svårt för dig...?
Kan du (möjligen)... snälla?

Om du skriver till din underordnade som inte följde några instruktioner, då kan stilen på begäran bli strikt:
Får jag fråga dig..?(kall begäran)

En begäran med en touch av medveten svårighetsgrad kan också uttryckas med frasen:

Mycket (övertygande, brådskande) ber jag dig (dig) ...
Kan/skulle du..., snälla...? Kan/skulle du vara snäll...? Gör... Jag skulle uppskatta det mycket om du skulle/kunde...

8. Brev om betalningsbegäran

Dina första e-postmeddelanden om obetalda räkningar bör vara extremt artiga – de borde inte ha tanken att din partner inte vill betala.
Om du tvingas skriva en serie brev med begäran om betalning, kan du göra varje efterföljande brev mer fast, men hålla dig inom gränserna för artighet.

Exempel

Enligt våra register är summan av $4 500 fortfarande utestående på ditt konto.

Vi litar på att vår tjänst var till din belåtenhet och vi skulle uppskatta ditt samarbete för att lösa detta ärende så snart som möjligt.

På skrev jag till dig angående ditt företags obetalda konto, uppgående till $4 500.

Får vi påminna dig om att detta belopp fortfarande är utestående. Vi skulle vara tacksamma för att få en banköverföring i full avräkning utan ytterligare dröjsmål.

Jag vill göra dig uppmärksam på mina tidigare e-postmeddelanden om den försenade betalningen på ditt konto. Vi är mycket oroade över att ärendet ännu inte har uppmärksammats.

Det är uppenbart att denna situation inte kan tillåtas fortsätta, och vi litar på att du omedelbart vidtar åtgärder för att lösa ditt konto.

Följande mina e-postmeddelanden från Jag måste informera dig om att vi fortfarande inte har tagit emot betalning för den utestående summan på $4 500. Såvida vi inte får betalning inom sju dagar har vi inget annat alternativ än att vidta rättsliga åtgärder för att få tillbaka pengarna.

Under tiden har dina befintliga kreditfaciliteter stängts av.

9. Mötesprotokoll

Mötesrapporten består av 4 delar:
Inledning - Inledning (ämnet för rapporten, vem skrev den och på vems begäran)
Bakgrund - Initial data (allmän beskrivning av den aktuella situationen, problem)
Resultat - Inhämtade data (möjliga sätt att utveckla situationen, lösa problemet)
Slutsats, rekommendationer - Slutsatser och rekommendationer

Mötesrapport exempel

Angående: Kostnadsbesparande åtgärder
Som begärts vid styrelsemötet den 18 april, här är min rapport. Hela rapporten bifogas som ett Word-dokument, men jag har skrivit en kort sammanfattning nedan.

Introduktion
Syftet med rapporten är att föreslå sätt att minska kostnaderna i hela företaget. Den är baserad på de siffror som olika avdelningar skickade till mig förra månaden. Jag har delat upp rapporten i tre avsnitt: bakgrund, resultat och rekommendationer.

bakgrund
Som framgår av tabell 1 i det bifogade dokumentet har efterfrågan på våra produkter sjunkit under det senaste året och både försäljning och vinst har minskat. Detta har lett till en situation där kostnadsbesparande åtgärder är nödvändiga.

Fynd

Det finns tre huvudområden där kostnadsminskningar är möjliga:

Marknadsföringsbudgeten är mycket hög. Som nämnts ovan går försäljningen ner, men vi lägger fortfarande stora summor på tidnings- och gatuannonseringsaffischer. Detta är inte motiverat.
Produktionskostnaderna är också höga. Tabell 2 i rapporten visar att råvarukostnaderna har ökat med 12 % det senaste året. Vi måste hitta ett sätt att få ner dessa.
Vi kan också behöva säga upp ett litet antal administrativ personal, vilket kommer att bli mycket impopulärt. Se avsnitt 4.2 i den fullständiga rapporten för förslag på hur man går tillväga.

Rekommendationer
Sammanfattningsvis föreslår jag att företaget ska kunna sänka kostnaderna avsevärt vid årets slut. Mina specifika rekommendationer är följande:

Marketing Dept att göra minskningar av annonsbudgeten med 10 % eller 15 %.
Produktionsavdelning för att identifiera möjligheter att använda olika leverantörer för att få ner materialkostnaderna.
Huvudkontoret ska undersöka möjligheten att skära ned ett begränsat antal jobb, om situationen skulle förvärras.

Ta en titt på hela rapporten och låt mig ha dina kommentarer senast den 2 juni. Detta kommer sedan att skickas ut till alla avdelningschefer i tid till mötet den 16 juni. Kontakta mig gärna om du har några frågor.

10. Funktioner i utformningen av elektroniska brev (e-post)

E-post har blivit den huvudsakliga kommunikationsformen mellan företrädare för olika organisationer i en mängd olika frågor. Följ följande regler när du kommunicerar via e-post:

Föreställ dig väl adressaten. Skrivstilen beror på vem du skriver till. Ju närmare relationen är, desto mindre formaliteter.
Håll ditt budskap så kort och tydligt som möjligt. Denna regel gäller för alla typer av affärskommunikation, men den blir mest relevant för e-post, eftersom det är svårare att uppfatta information från en bildskärm än från ett ark. Ge även din mottagare möjlighet att svara kort. Till exempel, istället för att skriva "Säg till mig vad du tycker", skulle det vara bättre att ställa frågan "Är 15.00 eller 17.00 bäst för dig?"
Fältet "Ämne" ska fyllas i så att det tydligt återspeglar brevets huvudidé.
En hälsning (Dear Sir/Madam) krävs inte för standardkorrespondens, men i affärsbrev kommer det inte att vara överflödigt.
I de första orden behöver du formulera varför du skriver ett brev: du svarar, bokar tid eller uttrycker dina tankar i samband med något. Till exempel: Jag svarar på ditt brev daterat den 15 januari 2007 när du bad om information angående vårens kurser i affärsskrivande.
Om du börjar ett ord med stor bokstav i ett mejl betyder det att du vill lyfta fram det som den viktigaste tanken.
Längden på varje rad bör inte överstiga 65 tecken, annars kan texten förvrängas när du läser brevet på en annan dator.
Brevet ska vara välstrukturerat - inledning, brödtext (fakta) och avslutning.
KISS (Håll det kort och enkelt). Kom ihåg att din mottagare förmodligen får ett dussin brev om dagen - det är värt att spara sin tid.
Användningen av standardförkortningar som är typiska för vardaglig korrespondens, såsom ”IMHO” (In My Honest Opinion) är inte heller välkommen.
Kontrollera brevet noggrant, det går inte längre att ändra eller ta bort det efter avsändning.
Returadressen och avsändarens namn skrivs bäst i slutet av brevet, om brevet skrivs ut.
E-postkommunikation innebär aktiv interaktion, så om du får ett e-postmeddelande som du inte kan svara på direkt bör du skicka ett meddelande om mottagandet av brevet och beräknad tid för att skicka ett fullständigt svar.

11. Att skriva ett informellt e-postmeddelande

Även i ett informellt brev bör du förbli artig och försöka göra brevet begripligt och strukturera det väl.

Den rekommenderade ordningen för huvudpunkterna är följande:
1. vänlig hälsning
2. tacksamhet eller annat omnämnande av en tidigare kontakt
3. den viktigaste punkten i brevet eller frågan
4. andra viktiga punkter
5. mindre viktiga punkter
6. uttryck för hopp om framtida kontakt
7. slutförande (önskningar och underskrift)

Exempel:
Hej, Eli
Tack för att du skickade agendan till vårt möte.
Jag är rädd att jag kanske inte kommer att kunna starta klockan 8:00. Tågförbindelserna kan vara mycket svåra den tiden på dygnet.
Skulle det vara möjligt att börja 9:00? Det betyder att vi skulle sluta 17:00 istället för 16:00. Meddela mig om det är ett problem för dig.
Ypu bad mig att skicka genomförbarhetsrapporten och jag bifogar den här. Observera att detta ännu inte finns i det slutgiltiga utkastet och att det kan finnas några misstag.
Jag ser fram emot att se dig nästa vecka.
Med vänlig hälsning, Jacqui

12. Grattis till semestern

Före semestern uppstår ofta frågan - att gratulera eller inte att gratulera affärspartners och kunder. Det är alltid bättre att gratulera än att inte gratulera, för att gratulera kan du:
1. Stärka relationerna med befintliga kunder/partners
2. attrahera nya kunder
3. påminn gamla kunder om att du finns
4. visa uppskattning för dina mest lojala kunder

Men när du bestämmer vilken helgdag du ska gratulera är det bättre att fråga om det i listan över nationella och religiösa helgdagar för innevarande år.

Om du är osäker på vad just din affärspartner firar, skriv enkelt GOD JUL.

När ska man skicka gratulationer? Bättre förr än senare. Låt ditt vykort komma före semestern och bli en av de första som uppmärksammas, hellre än att försvinna i en hög med gratulationer, som dessutom förmodligen kommer att avhandlas efter semestern.

12. Hur man skriver ett grattis:

Grattis på engelska byggs annorlunda än på ryska. Nedan finns några exempel på gratulationer som kan ändras beroende på situationen.

Vid denna glädjefulla tid på året är vi tacksamma för vårt arbete med dig. Vi önskar dig överflöd, lycka och frid i ett nytt år fyllt av hopp. Trevlig helg!

Jag hoppas att du och alla dina kollegor, familj och vänner får en härlig semester fylld med glädje och mening. Lycka till med ett gott nytt år.

Det har varit ett nöje att arbeta med dig i år. Vi önskar dig en god helg och ett gott nytt år!

När året är slut tänker vi på allt vi är tacksamma för. Vår relation med dig är en sak vi värdesätter. Tack för möjligheten att tjäna dig. Vi önskar er en god jul och stort framgång på det nya året.

När gåvor ges och tas emot denna semesterperiod, tänker jag på gåvan att lära känna dig. Tack för nöjet att arbeta med dig. Trevlig helg!

Tack för att du gav mig möjligheten att arbeta med dig i år. Det har varit en ära och en värdefull erfarenhet för mig. Jag önskar dig en glad Hanukka och ett nytt år fyllt med allt gott.

God Jul! Jag hoppas att du får en semester som fyller ditt hjärta med glädje!

Affärskorrespondens på engelska är ofta en del av arbetsuppgifterna. Därför är frågan "Hur man skriver ett brev på engelska?" relevant för många.

Men även förutom att kommunicera med utländska partners finns det ett antal livssituationer när vi behöver skriva ett brev till en utlänning: det kan vara ett brev till ett universitet, till en utländsk butik eller ett svar på en ledig tjänst.

Som regel vet mottagaren av vårt brev ingenting om oss, därför bildar han sitt första intryck av hur vi bedriver korrespondens. Så det finns inget bättre sätt att vinna över samtalspartnern än ett kompetent, artigt skrivet brev.

I den här artikeln kommer jag att förklara hur man skriver affärsbrev på rätt sätt, ge exempel på vanliga fraser och dela länkar till resurser där du kan hitta exempel.

Hur skriver man ett affärsbrev på engelska?

Naturligtvis är varje korrespondens unik, och innehållet i breven kommer att vara annorlunda. Den allmänna strukturen för brevet på engelska är dock ungefär densamma: en artig hälsning, en logiskt uppbyggd huvuddel och en sista fras.

Låt oss titta på detta i detalj.

Uppmärksamhet: Vill du övervinna språkbarriären och prata engelska? Ta reda på i Moskva hur våra elever börjar prata om 1 månad!

1. Hälsning

Hälsningar i ett affärsbrev börjar alltid med ordet " Kära"("kära"). Nästa är rangen (officiellt namn kopplat till kvalifikationer eller officiell position), om någon ( Dr. - "läkare", Bedöma- "domare", Professor- "Professor"). Om inte, skriv då herr. eller Fröken. ("Mr" eller "Ms/Mrs"). Först efter det kommer namnet på vår adressat:

Kära herr. Jones

Kära herr. och Ms. Smed

Kära professor McDowell

! I brittisk engelsk hälsningen slutar kommatecken:

Kära doktor. brun,
Kära Dr Brown,

Käre domare Cornwall,
Käre domare Cornwall,

! I amerikansk engelsk Kommat används endast för personliga brev. I affärskorrespondens, kolon:

Kära doktor. Brun:
Kära Dr Brown:

Käre domare Cornwall:
Käre domare Cornwall:

Det händer också att vi inte vet exakt vem vi skriver till. Till exempel, vi skickar in ett CV för ett nytt jobb och vi kunde inte hitta namnet på HR-chefen. I det här fallet, istället för efternamnet, kan du ange positionen:

Kära personaldirektör
Bästa rekryteringsdirektör

Om även positionen för en potentiell läsare är okänd, kan du använda fraserna:

till den som detta berör
Till den som detta berör

kära herr eller fru
kära herr eller fru

2. Huvuddel

Efter hälsningen startar vi en ny rad och går vidare till det viktigaste.

Brevkroppen är vanligtvis uppdelad i tre delar:

I den första formulerar vi genast vad vi skriver om. Som svar på ett jobbannons, för att ställa en fråga eller begära information, för att bekräfta datum och tid för ett möte, etc.
I den andra tillhandahåller vi alla detaljer och ytterligare information. Om vi till exempel skriver till en arbetsgivare, så är det här vi kort beskriver våra kvalifikationer; om vi vill ställa en fråga, så förklarar vi i det här avsnittet situationen i detalj, etc.
I den tredje sammanfattar vi kort vad som skrevs och kallar artigt adressaten till den handling vi behöver. Vi hänvisar till exempel arbetsgivaren till CV:t som bifogas brevet, eller ber dem att skicka oss några uppgifter så snart som möjligt, eller lämna sina kontakter vid frågor.

Låt oss titta på var och en av dessa punkter i detalj.

2.1. Del ett - "förhistoria" av brevet

Syftet med första stycket är att omedelbart låta adressaten förstå vad vårt brev kommer att handla om. Om det har en "förhistoria": till exempel hänvisar det till ett meddelande, ett telefonsamtal, ett annat brev, bör detta definitivt förtydligas med uttrycken " med referens till"("angående..."), " med betrakta till"("relativt...") eller " i svar till"(" som svar på ... "):

Med hänvisning till din annons om ___ tjänst, publicerad i ___.
Angående ditt jobbannons ___ postat i ___.

Med hänvisning till din förfrågan...
Angående din förfrågan...

Med hänvisning till vårt möte...
Om [vad som diskuterades på] vårt möte...

Med hänvisning till vårt telefonsamtal igår...
Om [vad som diskuterades i] vårt telefonsamtal...

Som svar på ditt brev av den 13 december...
Som svar på ditt brev av den 13 december...

Angående din fråga om...
Angående din fråga om...

Angående ditt senaste e-postmeddelande...
Angående ditt senaste brev...

Om inga tidigare möten eller konversationer förbinder dig med adressaten, kan du omedelbart gå igång och tydligt ange syftet med brevet.

Så varför skriver du? Svarar du på en förfrågan? Söker du jobb? Bekräfta datumet för mötet eller förtydliga några detaljer? Ditt brev bör omedelbart meddela detta. Använd frasen " jag skriver till"("Jag skriver till...") för att namnge ditt mål. Till exempel:

Jag skriver för att fråga om...
Jag skriver för att fråga om...

Jag skriver för att begära mer information om...
Jag skriver för att begära mer information om...

Jag skriver för att bekräfta att...
Jag skriver för att bekräfta att...

Jag skriver för att ansöka om...
Jag skriver för att ansöka om...

Denna punkt och bakgrunden till brevet kommer att hamna i ett stycke, och ofta i en mening! Sammantaget kan vårt brev börja ungefär så här:

Med hänvisning till ditt telefonsamtal igår, skriver jag för att bekräfta att din beställning har skickats.
Angående ditt telefonsamtal igår skriver jag för att bekräfta att din beställning har skickats.

Med hänvisning till din förfrågan bifogar jag de dokument du har begärt.
Angående din begäran bifogar jag de handlingar du begärt.

Jag skriver med hänvisning till din annons på headhunter.ru för att söka en tjänst som...
Jag skriver om din annons på headhunter.ru för att ansöka om en tjänst...

Jag skriver för att fråga om lediga jobb i ditt företag.
Jag skriver för att fråga om lediga tjänster på ditt företag.

Jag skriver för att begära en kopia av min journal.
Jag skriver för att begära en kopia av min journal.

2.2. Del två - detaljer i brevet

Nästa (andra) stycke är brevets "kött". Det är här du anger hela poängen med saken, med så mycket detaljer som du behöver.

Kom ihåg att, som på ryska, innebär ett affärsbrev artig tona!

Om du ska be adressaten om något, använd artiga formulär som:

Kan du...
Kan du…

Skulle du vänligen...
Kan du snälla...

Jag vore tacksam om du kunde...
Jag vore tacksam om du kunde...

Om du godkänner din adressats begäran, använd frasen " Det skulle jag bli glad över" ("Jag skulle bli glad"):

Jag skulle vara glad att delta i mötet.
Jag skulle mycket gärna delta i detta möte.

Jag skulle gärna ge mer information.
Jag skulle mycket gärna ge mer information.

För ett artigt avslag, var noga med att tacka för erbjudandet:

Tack för din inbjudan, men...
Tack för inbjudan, men...

Om du behöver bifoga ytterligare dokument till brevet, använd följande fraser:

Se bifogad...
Se i bilagor...

Bifogat finns en...
Ansökningar innehåller...

Bifogade finns...
Ansökningar innehåller...

Jag bifogar...
Jag bifogar…

2.3. Del tre - uppmaning

Det sista (tredje) stycket tjänar till att återigen kort formulera målet och vid behov uppmuntra läsaren att agera utifrån brevet: läs till exempel ditt CV eller överväg ett affärsförslag.

Vi hoppas att du kommer att kunna delta i vår konferens den 5 maj 2018.
Vi hoppas att du kommer att kunna delta i vår konferens den 5 maj 2018.

Vänligen återbetala min $500 insättning och acceptera mina ursäkter.
Vänligen återbetala min $500 insättning och acceptera mina ursäkter.

Skicka mig dessa dokument så snart som möjligt.
Skicka mig dessa dokument så snart som möjligt.

Om brevet är ganska informativt kan du i slutet helt enkelt lämna en begäran om att kontakta dig om mottagaren har några frågor:

Om du har frågor är du välkommen att kontakta mig.
Om du har frågor, vänligen kontakta mig.

Om du har några frågor, tveka inte att kontakta mig.
Om du har några frågor, vänligen kontakta mig omedelbart.

Vänligen kontakta oss igen om vi kan vara till hjälp.
Kontakta oss igen om du behöver hjälp.

Slutligen, om du vill göra det klart att du förväntar dig ett svar från din läsare, kan du använda följande fraser:

Jag ser fram emot att höra från dig snart.
Ser fram emot ditt svar.

Jag hoppas höra från dig snart.
Jag hoppas få ditt svar snart.

3. Slutsats

Nu när vi har beskrivit det viktigaste återstår det bara att avsluta brevet med en av de traditionella fraserna:

vänliga hälsningar,
Med vänliga hälsningar,

med respekt,
Vänliga hälsningar,

Vänliga hälsningar, / Best regards, / Regards,
Med vänliga hälsningar,

Efter det, på en ny rad, skriver vi vårt för- och efternamn - och brevet är färdigt.

Exempel på affärsbrev på engelska

Exempel på att skriva på engelska finns på följande webbplatser.

Resurser på ryska med översättning:

1. https://goo.gl/m8UEZQ

2. https://goo.gl/oSaQcp

Resurser på engelska (ingen översättning):

1. https://goo.gl/MdrvLk

2. https://goo.gl/8JqNPK

Vänner, nu känner ni till de grundläggande reglerna för att skriva affärsbrev. Viktigast av allt, glöm inte artighet mot din adressat! Spara den och din tid - skriv kort, rakt på sak och undvik "vatten". Lycka till!

Ska jag använda förkortade former av verb som jag är istället för jag är? I princip är detta tillåtet, förutom själva slanguttrycken gonna and wanna. Men allt kommer att bli lite bättre om du inte är för lat för att skriva de fullständiga formerna av sådana fraser med separata ord.

Se till att ta hänsyn till nationella och regionala skillnader, men detta har mer att göra med stil än ordförråd. Reglerna för affärston eller vanlig artighet skiljer sig även när engelska är ett främmande språk för invånarna i området. Ändå förväntar sig folk att en utlänning ska följa lokal etikett. Tänk sedan på de största regionerna i världen.

Storbritannien, Tyskland, andra länder i norra Europa som talar den germanska gruppens språk. Här ligger etiketten närmast den brittiska traditionen. Detta är en klassisk affärskorrespondens på engelska, varav exempel ges i den här artikeln. En viss artighet behövs, kort och tydlig, ofta standard, i en blygsam, måttlig stil. Regeln "inte" gäller - det är bättre att överge talsvängar som orsakar tvivel och inte skriva för mycket. Lite kortfattade fraser som "Om du har frågor", "Jag skulle uppskatta dina ansträngningar", "Snälla tveka inte" är lämpliga. I allmänhet, föreställ dig att du är på college där Harry Potter studerade.

USA, i mindre utsträckning Kanada, Australien och Nya Zeeland. Traditionellt är invandrarstater vana vid enklare kommunikation. Artiga vändningar krävs endast när man kommunicerar med seniora kollegor eller viktiga tjänstemän som bestämmer människoöden. I andra fall måste vara tydlig och koncis . Verbala konstruktioner som använder skulle, borde, kunde och skulle är oönskade.

Asiatiska länder - Kina, Japan, Korea, Indien, Iran, Arabien. De mest artiga tilltalsformerna är välkomna här, upp till en del oberäknelighet och långa ordspråk. Särskilt när man kommunicerar med okända människor, etablerar nya kontakter. Det är värt att använda fraser som betonar adressatens upptagenhet, din oro för den tid och ansträngning som spenderas från hans sida. Till exempel: "Jag hoppas att det här brevet mår bra", "Jag är ledsen för att jag stör dig", "Kan jag ta lite av din tid". Detta gör ett positivt intryck på folket i Syd- och Östasien.

Afrika och Sydamerika. På andra sidan ekvatorn och närmare den är de vana vid en mer livlig familjestil. Men utan mycket elakhet och förtrogenhet. Det skulle vara trevligt att fråga hur en redan bekant partner eller kollega mår, om hans familj mår bra. Måttligt intresse för samtalspartnerns personliga liv hjälper till att upprätta en varm relation.

Strukturen för ett affärsbrev på engelska

Namnet på kompilatorn eller namnet på organisationen, med adressen - i det övre vänstra hörnet.
Adressatens namn eller institutionens namn - efter en tom rad.
Mottagarens adress - att hoppa över en tom rad efter föregående data, tar vanligtvis flera rader.
Avresedatum - 1-3 rader under eller i det övre högra hörnet.
Huvudtexten finns i mitten av sidan.
Tack och hälsningar - utan radbrytning eller med en lucka efter "brödtexten" på brevet.
Signatur.
Namnet på den enskilda författaren eller namnet på den insända organisationen.
Positionen för författaren av texten.

Indrag i början av ett nytt block eller stycke behöver inte göras. Huvudtexten är indelad i delar efter innebörden och för att underlätta läsningen.

Som regel består texten av följande delar:

hälsningar;
huvudbudskap;
avslutning av ämne;
farväl till samtalspartnern.

Det är önskvärt att starta varje konstruktionsdel från en ny linje. Ett välstrukturerat budskap är lätt att läsa, meningen är lättare att uppfatta. Det enda problemet är att spara utrymme om du behöver få plats på en eller två sidor. Oftare uppstår ett sådant behov när brevet är tänkt att tryckas på papper. Det finns inga längdbegränsningar i e-postmeddelanden, och bekvämligheten för läsaren kommer i första hand.

Ska man använda listor? Ja, om de gör det lättare att förstå eller låter dig välja ett alternativ som svar. Det är mycket lättare att svara med bara ett nummer från listan än att skriva ett långt meddelande enligt alla etikettregler. En upptagen person för vilken du inte är särskilt viktig kan helt enkelt inte svara om det tar lång tid att förklara för samtalspartnern.

Det är lämpligt att snabbt ange anledningen till att du skriver brevet, vad du vill ha, vilken typ av reaktion du räknar med. Detta ökar också chanserna att texten läses till slutet och besvaras i huvudsak. Kasta inte omedelbart ett långt obskyrt meddelande i papperskorgen. En annan sak är om samtalspartnern är din goda vän, som förmodligen kommer att läsa och svara. I det här fallet är vissa friheter tillåtna.

Adress och hälsning

Eftersom det inte finns några kön i det engelska språket är det omöjligt att med efternamnet förstå vilket kön en person har. Du kan förstå med namn, men det är fortfarande vanligt att adressera med en uttrycklig angivelse av kön. Enligt traditionell etikett är detta mycket bättre än någon könslös behandling som snart kan spridas på grund av det växande antalet transpersoner.

Om namnet på mottagaren av korrespondens är känt, adresseras det vanligtvis enligt följande:

Käre herr - till en man (Mr.);
Kära fru - till en gift kvinna (älskarinna);
Kära fru - till en ogift flicka (fröken).

Om det inte är känt vad adressaten heter, är Dear Sir riktad till män, Dear Madam till kvinnor. Med ett okänt kön lägger de båda alternativen med ett snedstreck mellan sig - Dear Sir / Madam. En kvinnas obegripliga position förpliktar behandla som ogift . I det artiga samhället ger frånvaron av en vigselring anledning att tro att denna person inte är gift. Även i skriftlig korrespondens är en kvinna som standard fri från äktenskapsband.

Tilltala bekanta personer med deras förnamn, utan efternamn. Till exempel "Dear John" eller "Dear Mary".

Huvudtext

Sedan bör du kort ange anledningen till att skriva brevet, informera det framtida ämnet eller uppdatera minnet av tidigare kontakter.

Vanliga inledande fraser ser ut så här:

Jag skriver för att informera/bekräfta/fråga;
Jag kontaktar dig för;
Som svar på (eller i enlighet med) din begäran;
Som svar på din fråga om - som svar på en fråga;
Vidare till vårt möte (ange då tidpunkten för det senaste mötet);
Med hänvisning till ditt brev av / telefonsamtal (följt av ankomstdatum för korrespondens eller telefonsamtal);

Ett kort tack, om det finns något för det, skadar inte. Då är det dags att gå vidare till huvudpunkten i meddelandet, speciellt om du ska be om något.

Ibland är det nödvändigt att uttrycka dina tvivel eller missförstånd av den aktuella situationen.

Till exempel:

Vi är lite osäkra på – uttrycker lätta tvivel;
Vi förstår inte helt - ofullständig förståelse;
Kan du möjligen förklara mig - viljan att förstå situationen.

Om du svarar ett positivt svar något som det här:

Jag är glad/glad att kunna informera dig (eller meddela) att;
Du kommer att bli glad att veta;
Vi är glada att berätta om;
Jag kan bekräfta.

Det är ofta nödvändigt att lämna in klagomål. De använder fraserna "att uttrycka missnöje med", "att klaga på".

Du kan få uppmärksamhet på detta sätt:

Jag skulle vilja understryka (eller uppmärksamma er);
Var uppmärksam - en mer direkt önskan att notera;
Observera att det är en mycket kort påminnelse.

Sista delen

Här är det nödvändigt att återigen driva adressaten till önskade åtgärder och kulturellt avsluta kommunikationen.

Följande uttryck hjälper till att komma ur korrespondenskonversationen:

Vi skulle uppskatta att du omedelbart uppmärksammar denna fråga - en påminnelse om att frågan kräver brådskande ingripande eller beslut;
Om du behöver / behöver ytterligare information, tveka inte att kontakta oss - en önskan att fortsätta korrespondens om samtalspartnern har frågor;
Jag ser fram emot att ditt svar är en mer direkt påminnelse om att du förväntar dig ett svar.

Påminn om det planerade mötet med något av följande uttryck:

Jag ser fram emot - jag ser fram emot;
Jag hoppas att höra från dig snart - jag hoppas att höra från dig snart;
träffas / ses nästa måndag / söndag - för att träffas / ses en sådan och en dag i veckan.

Standardfraser används ofta som de sista raderna före signaturen. En samtalspartner med ett okänt namn skrivs Din trofast eller Troget din. Om adressatens namn är känt, med vänlig hälsning eller med vänlig hälsning (med vänlig hälsning). Den populära "Respectfully" är översatt till engelska Vänliga hälsningar. "Med vänliga hälsningar" översätts av den engelsktalande allmänheten med Hälsningar. De varmare uttrycken Bästa önskningar och Varma önskningar används också ofta.

Uttryck som ger en artig och formell ton till ditt brev

Du kan be om ursäkt för dröjsmålet med att skriva ditt svar på följande sätt: Jag ber om ursäkt för att jag inte fått kontakt med dig tidigare. Det skadar inte heller att kortfattat nämna orsaken, om den är allvarlig och giltig. Det visar sig dock avse sysselsättning nästan alltid och för alla. Även om en person i verkligheten hela tiden låg på soffan eller besökte en resort.

Tacksamhet

Tack för brevet (för att du kontaktade mig) från (följt av datumet) för mottagen korrespondens, onlinekontakt eller telefonkonversation. Tack för det föregående brevet, gärna med en uppgift om det exakta datumet för dess avresa. Adressaten kan föra omfattande korrespondens med många människor, och det kommer att vara svårt för honom att omedelbart komma ihåg vad som sägs. En mer artig och långvarig form av tacksamhet: Jag skulle vilja tacka dig för ditt brev. Sådan vältalighet är mer lämplig när man har att göra med brittiska adelsmän och asiatiska medborgare.

Händelserna i det verkliga livet minns med tacksamhet så här: Det var ett nöje att träffa dig (på ett sådant och sådant datum eller i en sådan och sådan situation). Tack för ditt intresse.

Villkor Avtal

Du kan uttrycka ditt samtycke på detta sätt: Vi skulle vara glada (eller glada, glada) över att ... Om du fortfarande måste hålla med, är det vanligtvis bättre att låtsas som att detta är ditt personliga beslut som orsakar dig positiva känslor.

Begäran

Förfrågningar och förfrågningar ser ut ungefär så här:

Kan du berätta för mig
kan du möjligen låta oss;
Snälla kan du skicka mig;
Vi är intresserade av;
Vi vill gärna ta emot/skaffa;
Får jag be dig en tjänst;
Jag skulle uppskatta;
Jag skulle vara tacksam (eller det skulle vara till hjälp) om du kunde.

Postar dåliga nyheter

Ett negativt svar bör vara så artigt som möjligt:

Jag beklagar att meddela (eller informera);
Vi är rädda att det inte skulle vara möjligt;
Jag är ledsen att jag kommunicerar med dig.
Vänligen acceptera våra ursäkter för;
Tack för att du förstår;
Tyvärr kan jag inte (eller jag kan inte).

En relativt lång fras som "Efter noggrant övervägande har vi bestämt oss" kan föregå både överenskommelse och avslag.

Erbjuder din hjälp

Om du vill, skulle vi gärna ... - om du vill, vi med glädje ...
Vill du att vi ska - vill du från oss.
Meddela oss om du vill - låt oss veta om du vill.

Bilaga till skrivelsen av ytterligare material

Som tillägg till huvudtexten bifogas ofta kopior av dokument och fotografier. Ett värdefullt brev med ett returkvitto kan också skickas i original - visum, flygbiljetter. I det här fallet bör du lista eller nämna alla bilagor minst en gång. Detta är inte bara dikterat regler för affärskorrespondens på engelska, men också en grundläggande oro för säkerheten för värdesaker.

Mer eller mindre direkt om ytterligare material:

Vi bifogar - bifogar;
Vi bifogar gärna - vi gör detsamma, men med nöje;
Bifogat hittar du - hitta sådana och sådana bilagor;
Vänligen se bifogad - vänligen hitta en sådan och en sådan ansökan, och se till att den inte går förlorad.

Förkortningar som används i engelska affärskorrespondens

I affärsbrev bör endast allmänt accepterade förkortningar som är lämpliga i stilen användas. Förkortningarna antagna i informell e-post och olika budbärare . Å andra sidan är många tidigare populära förkortningar klart föråldrade och ger bort den antika medeltiden. Till exempel den latinska A.D. (Guds år) eller f.Kr. (före Kristi födelse). Det är också lämpligt att avstå från att använda dem. Det är osannolikt att du kommer att behöva beskriva händelserna som ägde rum före vår tideräkning.

Inom olika branscher och verksamhetsområden antagits professionella förkortningar , som vi inte kommer att beröra här på grund av faktamaterialets vidsträckthet.

Geografiska förkortningar

Apt - lägenhet.
Ave - allé.
Bldg - byggnad, struktur, byggnad.
Blvd - boulevard.
Dr - resa.
R.O. - postkontor (kontor).
Rd är vägen.
Rte - motorväg.
Rw är järnvägen.
Sq är området.
St - gata.

I Amerika finns det ännu fler platsbeteckningar, med tanke på de nationella specifikationerna med utvecklingen av alla typer av motorvägar, campingplatser och andra väghotell. Ett överskott av geografi och brist på historia sätter sin prägel på den lokala dialekten. Amerikaner använder också statliga förkortningar, som skrivs med två versaler. Till exempel är NY delstaten New York. Det finns mer än fem dussin stater i USA, så vi kommer inte att ge en så lång lista i sin helhet.

Tidsbeteckningar

Engelsktalande använder sällan en 24-timmarsskala. Det är brukligt att endast ange inom 12, med fortsättningen av a.m. - före middagstid, eller kl. - eftermiddag. Runt om i världen används beteckningen GMT flitigt - Greenwich Mean Time, naturligt för Londonförorten Greenwich, där ett stort astronomiskt observatorium finns. Amerika använder också sina standardtidszoner: CST - central, EST - eastern, MST - mountain, PST - Pacific.

Trebokstavsförkortningar för veckodagar och namn på månader är vanliga.

Exempel på färdiga brev på engelska

Om du måste skriva ofta, eller det är väldigt viktigt och du inte kan engelska så bra, bör du använda någon av de färdiga mallarna. Du kan till och med samla en hel mapp av dem på din datordisk. Byt ut dina egna uppgifter och ändra texten efter eget tycke.

Prov med adress

30 Kievskaya Str

Herr Alexander Roshchin

31 Yaroslavskiy Ave

Jag skriver till dig angående din förfrågan. Vänligen slutför registreringen för att få full åtkomst. Med hänvisning till ditt telefonsamtal på tisdagen vill jag meddela dig detaljer i ett nytt privat samtal. Jag ser fram emot att höra dig. Tack på förhand.

med vänliga hälsningar,

Vladimir Nezhdanov

personlig chef

Rekrytering (för en jobbkandidat)

Bästa (mottagarens namn),

Jag var glad att veta att du tackade ja till tjänsten och att du kommer att ansluta till vårt team den 8 oktober. Du kommer att arbeta med mig den första månaden, så du kommer att studera dina arbetsuppgifter väl. Jag ser fram emot dina idéer. Tveka inte att ringa eller skriva till mig om du har några frågor. Din noggranna chef och mentor.

Avsändarens namn

Jobbtitel

Uppsägning från arbetet

Kära kollegor,

Jag bör informera dig om att jag lämnar min tjänst vid (företagets namn) den (datum). Jag har trivts bra på mitt jobb och jag uppskattar möjligheten att arbeta med dig. Tack för det stöd du har gett mig. Även om jag kommer att sakna dig och våra kunder ser jag fram emot. Var vänlig och hör av dig.

personnamn

Boka om eller avboka ett möte på jobbet

Kära kollegor,

På grund av oundvikliga omständigheter måste vi boka om vårt möte till (datum och tid). Jag hoppas att alla är bekväma med det nya schemat. Om någon har problem, vänligen meddela mig. Jag väntar på er alla. Ursäkta besväret.

Jobbtitel

Artikelsammanfattning

Artikeln diskuteras i detalj affärskorrespondens på engelska, exempel som hjälper dig att snabbt skriva det nödvändiga brevet. Standardvarvtal är bra, men experimentera gärna lite. Om du håller dig inom ramen för affärsstil och elementär artighet, talar "amatör" bara om en anständig kunskap om ett främmande språk och lexikonets rikedom. Det kan vara viktigt för arbetsgivare att anställa en medarbetare som kan tänka utanför boxen.

I den moderna världen är e-post inte längre så populärt för personlig korrespondens - denna nisch har ockuperats av sociala nätverk och snabbmeddelanden. Men för affärskommunikation används den fortfarande i stor utsträckning och kommer inte att dra sig tillbaka. I den här artikeln kommer du att lära dig huvuddragen i affärskorrespondens på engelska, vilka element ett e-postmeddelande består av och vad som bör undvikas i affärskommunikation.

Två typer av affärskorrespondens på engelska

Vem behöver kunna skriva affärsbrev på engelska egentligen? Som regel människor som behöver det för arbete. Anta att du fick jobb på ett visst företag, dina arbetsuppgifter inkluderar korrespondens på engelska i olika arbetsfrågor. Alla affärsbrev kan delas in i två breda kategorier:

Brev i fri form.
Mallbrev: ansökningar, rapporter m.m.

Enligt mig är det vettigt att lära sig skriva fria brev, och mallbokstäver är lättare att lära sig redan under arbetets gång, eftersom de är olika överallt och det är helt enkelt ingen idé att försöka lära sig alla mallar. Som regel har varje företag en viss "lägg sig till ro" idé om hur man skriver olika ansökningsrapporter, till och med grattis, och i 90 % av fallen är det bara en uppsättning färdiga formulär i doc- eller xls-format , där du bara behöver ersätta nummer och namn.

Vad är ett e-postmeddelande på engelska

Engelsk brevsändare avsändare, mottagare - mottagare, tekniskt sett består ett e-postmeddelande av flera delar:

ämne- brevämne. Det är skrivet kort och tydligt, till exempel: Betalningsbekräftelse - Betalningsbekräftelse. Om innehållet i brevet är knutet till ett datum försöker man även ta med det i ämnet: Avskedsfest den 21 april - Avskedsfest den 12 april.
Kropp- brevets kropp, det vill säga innehållet, själva texten. Låt oss ta en närmare titt nedan.
anknytning- en bilaga, en bifogad fil. Försök att inte skapa bilagor med tunga filer.
CC- en kopia av brevet. Om du lägger till en adress i "CC"-fältet kommer även denna mottagare att få meddelandet.
BCC- dold kopia. Mottagaren som läggs till i "BCC"-fältet kommer att ta emot meddelandet, men andra mottagare kommer inte att veta om det.

Förresten, CC dechiffrerade som karbonkopia- Maskinskriven kopia. På skrivmaskiner, om det var nödvändigt att göra två identiska dokument, placerades kolpapper och ett andra ark under huvudarket. Utgången var två identiska dokument. En karbonkopia kallades karbonkopia.

Förkortningar "CC" och "BCC" - hej från skrivmaskinernas era

BCC dechiffrerade som blind karbonkopia. På skrivmaskiner var det ibland nödvändigt att göra två identiska dokument, men för olika mottagare. I det här fallet var dokumentet helt kolkopierat, men fältet med namnet på mottagaren lämnades tomt. Den fylldes i på varje exemplar för sig. En sådan kopia utan namn kallades blind karbonkopia, bokstavligen "blind maskinskriven kopia".

Hur läser man upp en e-postadress på engelska?

En viktig punkt som ibland förbises. Ibland behöver du diktera ett e-postmeddelande muntligt, till exempel via telefon. Här är vad du behöver veta:

Symbol ' @’ läser som på, på intet sätt hund!
En prick i en e-postadress kallas punkt, men inte punkt, punkt eller period(läs om skillnaden mellan dessa ord).
Symbol ‘-‘ läser som bindestreck, ibland felaktigt namngiven rusa(streck är ett bindestreck, det vill säga en längre version av bindestreck).
Symbol ' _’ läser som understryka, mindre ofta: understrike, låg streck, låg linje.

[e-postskyddad]– support på hotmail dot com

[e-postskyddad]– hjälp mig med bindestreck på gmail dot com (gmail läser "ji mail", inte "gmail")

Som du kan se läses orden i adresserna precis som ord, och inte med bokstav, som händer med namn och efternamn. Men om e-postmeddelandet innehåller , eller obegripliga uppsättningar bokstäver, är det bättre att stava dem:

[e-postskyddad]– a l y o n u s h k a at nomail dot net

Jag tror att om du läser en artikel om affärskorrespondens så vet du det säkert 🙂

Välkända domänzoner com, net, org läses som ett ord, inte som bokstav. Mindre kända sådana, som ru, stavas vanligtvis.

examen [e-postskyddad]– exempel understreckad adress vid mail dot r u

E-posttextkomposition på engelska

Ett e-postmeddelande är längre än "text" (så här brukar SMS och meddelanden i snabbmeddelanden kallas, själva korrespondensprocessen är sms) och innehåller traditionella sådana, men du bör inte slå runt, uttrycka dina tankar tydligare.

Grundläggande element i e-post:

Hälsningar– kan omfatta adressaten med namn, om det är känt.
Introduktion Om du inte känner mottagaren av brevet, presentera dig själv kort.
Syftet med meddelandet Kom igång och förklara varför du ansöker.
Detaljer– om nödvändigt, nämn viktiga detaljer. Om det är meningen att mottagaren av brevet ska göra något efter att ha läst det (följa en instruktion, ringa någon, svara, vidarebefordra brevet etc.), skriv artigt men otvetydigt om det.
Signatur- Brevet avslutas traditionellt med någon slags avskedsformel för artighet, ditt namn, efternamn, ibland med uppgift om arbetsplats, adress och telefonnummer, om så är lämpligt.

Låt oss titta närmare på hälsningen och signaturen – de är skrivna i en mall.

Hälsningsalternativ i ett e-postmeddelande på engelska

Oftast skriver de helt enkelt "Hej + namn":

Mer formellt:

"Kära" är inte "kär / kär", som när man hänvisar till en man eller hustru, utan en analog till vår "respekterade". Observera att det inte finns något kommatecken efter "hej" eller "kära". Om adressaten är okänd, till exempel om du skriver till en viss "HR-avdelning", kan du helt enkelt kontakta "Hej", "Kära kollegor" (om de är kollegor), "Kära alla" (en grupp kollegor), "Kära HR-avdelning".

Det finns också allmänt accepterade vädjanden till en okänd man eller kvinna: Dear Sir, Dear Madam eller Dear Sir eller Madam (om du inte känner sir där eller fru), Till vem det kan beröra (till alla som kan vara berörda). De två första är oönskade eftersom du av misstag kan hänvisa till genom att felrepresentera kön, de andra två används men anses vara lite gammalmodiga, mycket formell. Om möjligt är det bättre att vända sig med namn (kära Margareta) eller till avdelningen/avdelningen (kära marknadsavdelning).

Det är inte ovanligt att man använder ett förnamn utan ett "välkomstord", bara "James". Så här skriver de till bekanta kollegor (personen vid nästa bord) eller när detta inte är den första bokstaven i korrespondensen och det är ingen idé att säga hej varje gång.

Hur man avslutar ett e-postmeddelande

Brevet kan fyllas i genom att helt enkelt skriva ditt förnamn eller för- och efternamn, men vanligtvis läggs någon sorts artig önskan till innan detta. Mest populär:

Vänliga hälsningar! (eller bara "Hälsningar!") – Med vänlig hälsning!
Vänliga Hälsningar! - det samma.
Bästa hälsningar / Varma önskningar - samma sak igen.

En del manualer nämner också ”Härligt din” eller ”Troligen din” (med vänlig hälsning), men personligen har jag knappt sett sådana signaturer, och jag hörde från utlänningar att dessa formuleringar inte bara låter roliga, utan väldigt gammaldags. Egentligen som "med vänliga hälsningar" på ryska. Det är dock ganska vanligt att man bara skriver "Vänliga hälsningar" i slutet av ett affärsbrev.

Användbara fraser för affärskorrespondens på engelska

Förutom mallhälsningar och hejdå finns det några fler fraser som kan användas i korrespondens.

jag hoppas du mår bra- "Jag hoppas du mår bra". Ett enkelt men hackigt sätt att börja ett brev. Den skriftliga analogen till pliktfrasen "Hur mår du?". Mer officiell version: Jag hoppas att det här mejlet hittar dig bra.
Jag ville bara uppdatera dig om... -"Jag ville bara tillägga att..." Ett bra sätt att kommunicera ytterligare information om vad mottagaren redan vet.
Jag ville bara berätta att...– "Jag ville bara informera dig om att..." I likhet med den föregående: vi kompletterar den redan kända informationen. Det kan också användas som en universell introduktion till ett kort meddelande om några viktiga fakta, detaljer.
Vänligen informeras / informeras- "Vänligen notera".
FYI- förkortning från För din information, vilket också grovt kan översättas med ”ta notera”. Förkortningar är lämpliga att använda mellan kollegor, för att kommunicera om rutinmässiga arbetsfrågor. Det är bättre att inte skriva till en främling, en klient.
Se (se) bifogat- bokstavligen "hitta i bilagan" (så, naturligtvis, ingen talar ryska). Så här låter du veta att brevet har en bilaga. Till exempel: Bifoga rapporten - Rapporten bifogas.
För framtida detaljer– "mer detaljerat", "för mer detaljerad information". Lämpligt i slutet av brevet med länk till kontaktpersonen: För ytterligare information kontakta min assistent - För mer information, vänligen kontakta min assistent.
Jag ser fram emot ditt svar/höra från dig- "Ser fram emot din respons". Ett artigt sätt att göra klart att det skulle vara trevligt att svara på ditt brev.
Tack för din tid"Tack för din tid." En universell formel som skulle vara lämplig att sätta före signaturen.

Exempel på affärsbrev på engelska

Här är några exempel på brev skrivna med varierande grad av formalitet. I brevet kommer jag att informera mottagaren om att mötet på fredag är förlagt från 9:00 till 10:30. Alla e-postmeddelanden kommer att ha samma ämnesrad: Mötestid ändrad till 10:30.

1. Mycket formell.

Kära herr. Jefferson,

Jag hoppas att det här mejlet hittar dig bra. Det här är Sergey Nim från Roga och Kopyta Inc. Jag ville uppdatera er om mötet vi har på tisdag. På grund av väderförhållandena har den flyttats från 09:00. till 10:30

Skulle du vara så snäll att meddela mig om du kommer att kunna närvara? Vänligen acceptera mina ursäkter för besväret.

vänliga hälsningar,

Sergey Nim

Roga och Kopyta Inc.

Formaliteterna i detta brev ges av:

Överklagande Kära herr. Jefferson.
Fras Jag hoppas att det här mejlet hittar dig bra- en mer formell version av frasen Jag hoppas du mår bra.
omsättning skulle du vara så snäll som – kan du vara så snäll.
Ursäkt Snälla förlåt mina synder snälla förlåt mina synder.
vänliga hälsningar i slutet av brevet, företagets namn.

2. Mindre formell.

Hej Alex,

Det här är Sergey från Roga och Kopyta Inc. Jag ville uppdatera er om mötet vi har på tisdag. På grund av väderförhållandena har mötet flyttats från klockan 9.00. till 10:30

Meddela mig om du kommer att kunna närvara. Ursäkta besväret.

vänliga hälsningar,

Formaliteten reduceras med:

En enklare adress, adress efter namn.
Förlåt istället för "acceptera mina ursäkter".
En mindre högtidlig avslutning på brevet: vänliga hälsningar.

De flesta affärsbrev är skrivna i denna ton. Medeltida formler för artighet behövs faktiskt inte längre av någon.

3. Informellt, men inom anständigheten av affärskorrespondens, till exempel till en bekant kollega.

Jag ville bara meddela er att fredagsmötet hade flyttats till 10:30. m. Jag är verkligen ledsen för det. Workar du vara med på det?

Kort och rakt på sak. Kollegor som du ser på jobbet varje dag behöver inte fråga varje gång i ett brev hur de mår.

Avslutningsvis kommer jag att ge några allmänna tips som inte passade in i någon av punkterna ovan.

1. Ange brevets kärna i ämnesraden.

Ämnet ska vara extremt informativt och samtidigt kort. En person kommer in på kontoret, öppnar Outlook och ser 20 e-postmeddelanden. Han "scannar" snabbt ämnen med ögonen - redan i detta skede borde det vara klart för honom varför du skrev till honom. Det är en mycket dålig idé att skriva ämnen om ingenting: "Vänligen läs det", "Viktigt", "Hej". Var specifik: "Bokningsgodkännande", "Flyg försenat till 12:00 på morgonen", "Orientering kl. 9:00 på tisdag", "Schema för maj".

2. Var artig.

I affärskommunikation är artighet ett måste. Det är viktigt att observera etikett, skriv "tack" och "snälla", annars, om du inte förstör relationer med människor, kommer du att göra dem lite mer spända. I näringslivet finns det redan tillräckligt med spänningar, det behövs inte mer.

Observera också att på engelska kan imperativ stämning utan "snälla" i många fall betraktas som ett kommando, särskilt i skrift, där intonationen, till skillnad från muntligt tal, inte återspeglas.

Skicka mig årsredovisningen. - Skicka mig årsredovisningen (beställning).
Skicka gärna årsredovisningen till mig. – Skicka mig årsredovisningen (förfrågan).

När du ber om något, erbjuder något eller ger en order (och detta är innehållet i 90% av breven), är det vanligt att göra det inom anständighetens gränser, utan att byta till en godtyckligt befallande ton.

3. Undvik oklarheter, var exakt.

I affärskorrespondens finns det ingen plats för kvickhet, sarkasm, särskilt när det finns kommunikation mellan människor från olika länder. Affärsspråk är extremt sterilt, eftersom alla möjliga humorskämt kan missförstås. Gå inte heller runt länge, ange tydligt och specifikt kärnan i meddelandet.

4. Håll det kort och enkelt. Var inte smart!

Försök att undvika långa meningar, knepiga formuleringar. Skriv med enkla ord utan komplexa meningar med ett dussin bisatser. Ju mer komplext du skriver, desto mer sannolikt är det att du gör misstag och förvirrar mottagaren.

Försök inte visa att du kan "smarta" ord och fraser. Det är värdelöst. Om du använder ett gäng smarta ord rätt kommer det att låta på något sätt arrogant, använder du det fel blir det roligt.

5. Strukturera brevet vid behov.

Du behöver till exempel sätta upp en önskelista för utformningen av bröllopssalen. Skriv dem som en lista, inte som ett enda styckeblad. Använd en numrerad lista eller punkter (punkter).

6. Låt läsaren tydligt förstå vad de vill ha av honom.

Ibland finns det brev, efter att ha läst som du inte kan förstå om de vill att du ska göra något eller bara informera dig? Om det är meningen att läsaren ska svara, vidarebefordra brevet, resa sig och gå någonstans, etc., se till att brevet (början, slutet, början och slutet) innehåller en tydlig redogörelse för vad som behöver göras.

7. Kontrollera brevet innan du skickar.

När du har skrivit ett meddelande, läs det igen. Se till att brevet är skrivet artigt, utan tvetydighet, dess kärna är tydligt tydlig. Det är okej om texten är ofullkomlig och du tvivlar på något kommatecken. Även personer som talar modersmål kan mycket sällan skriva på engelska med 100 % läskunnighet (liksom på ryska), men försök att inte göra åtminstone uppenbara misstag och stavfel.

8. Lär av kollegor, läs korrespondens i företaget.

Det här rådet är för dig som behöver skickligheten i affärskorrespondens för arbetet. Olika företag kan ha sina egna lokala egenheter om korrespondens. Till exempel någonstans anses det vara dåligt uppförande att tilltala med namn, och någonstans kommer de att skratta om du skriver "Kära Paul" istället för "Hej Paul". Fråga dina kollegor vad och hur det är brukligt för dig, läs deras dagliga korrespondens - det här fungerar bättre än alla läroböcker för affärsengelska.

Vänner! Jag håller inte på med handledning just nu, men om du behöver en lärare rekommenderar jag denna underbara sida- det finns infödda (och icke-infödda) lärare där 👅 för alla tillfällen och för varje ficka 🙂 Själv gick jag igenom mer än 50 lektioner med lärare som jag hittade där!

Med tillkomsten av e-post verkar pappersbrev ha tappat popularitet. Det är dock omöjligt att klara sig utan dem alls - tills det blir nödvändigt att skriva ett personligt brev till ditt CV, etablera kontakt med en potentiell partner eller till exempel lämna in ett klagomål till en bank.

I något av dessa fall är det viktigt att ditt brev får önskad effekt på adressaten. För att göra detta måste brevet vara:

korrekt formaterad
kort och meningsfull
skrivet till punkt
välskriven
artig, även om det är ett klagomål eller klagomål

Om du svarar på ett brev, var uppmärksam på hur brevet är inramat och vilka uttryck det använder. Försök i sin tur att matcha den givna nivån både i valet av verbala formuleringar och i designstandarderna.

Strukturen för ett affärsbrev

På engelska finns det ett antal regler som du bör följa när du skriver ett affärsbrev. Allmänna råd: Försök att skriva enkelt, tydligt och koncist.

Adress

Avsändarens adress (utan namn) skrivs vanligtvis i det övre högra hörnet.
E-post och telefonnummer behöver inte anges här, men det är tillåtet.

Mottagarens adress finns till vänster, under avsändarens adress.

datum

Datumet kan placeras till vänster eller höger under eller ovanför mottagarens adress.
också ganska flexibel. Till exempel "7 april 2016" kan skrivas som 7 april 2016 eller 07/04/16 . Men glöm inte att i USA och Storbritannien skrivs datum på olika sätt (i USA skrivs månaden först, sedan datumet: 7 april 2016). För att undvika förvirring rekommenderas månadens namn att skrivas i kursiv.

Överklagande

Om du inte känner till mottagarens namn, använd adressen kära herr eller fru. Men om det finns en sådan möjlighet, försök att ta reda på namnet på adressaten: det är mycket mer troligt att ditt brev kommer att märkas.
Om du känner till adressatens namn, använd lämplig adressform och efternamn. Till exempel, Käre herr Johnson- om brevet är adresserat till en man; Kära Fru Johnson- en gift kvinna; Kära Miss Johnson- ogift.
Nyligen anser många att det är felaktigt att betona en kvinnas civilstånd. Om du skriver till en kvinna och du inte vet hur hon föredrar att bli tilltalad, är det bäst att använda den neutrala formen. Fru: Kära fru Johnson
Om mottagaren har en akademisk titel, använd den: Kära doktor. Huxley; Käre Prof. Atkinson.

Var uppmärksam på skiljetecken: på modern brittisk engelska sätts en punkt inte efter formerna Mr / Mrs / Ms, och ett kommatecken sätts i slutet av behandlingen:

Kära Mr. Smith,

På amerikansk engelska följs Mr/Mrs/Ms av en period och ett kolon i slutet av behandlingen:

Kära herr. Stevens:

Se till att stava mottagarens namn korrekt. Inget förstör intrycket som fel eller stavfel i namnet.

Komplettering av brevet:

Om du inte känner till mottagarens namn, fyll i brevet med frasen Med vänlig hälsning.
Om du känner till namnet är det vanligt att avsluta bokstaven med frasen Med vänliga hälsningar.
Din signatur.

Lämna en rad för målning, nedan skriv ut ditt för- och efternamn. Inom parentes kan du ange vilken behandling du föredrar:

Olga Smirnova (Ms)

Första stycket ska vara kort och spegla syftet med brevet – en begäran, ett klagomål, ett förslag osv.
De mittersta styckena innehåller information som förklarar syftet med brevet. Det är vanligt att kortfattat skriva affärsbrev på engelska, så försök att ange fakta med återhållsamhet och innehåll, undvik onödiga detaljer.
Det sista stycket ska ange vilka åtgärder du förväntar dig från mottagaren - returnera pengarna för varorna, ge information etc.

Business skrivstil

I ett affärsbrev är det viktigt att använda rätt stil och språkton. Därför bör du undvika:

vardagsuttryck, slang och jargong
förkortningar (jag "m; it" s; don "t, etc., använd fullständiga former)
känslomässigt färgade ord - hemskt (hemskt), skräp (nonsens) etc.

Håll alltid en artig och respektfull ton, även när du skriver ett klagomål eller klagomål. På engelska används de modala verben skulle, kunde och bör ofta för att formalisera tal. Till exempel, istället för "Sänd mig ..." ("Sänd mig ..."), kan du skriva: "Jag skulle vara tacksam om du kunde skicka mig ..." ("Jag skulle vara tacksam mot dig" om du kunde skicka mig...").

Försök att inte använda (de är mer typiska för konversationsstil). Istället för att fortsätta (fortsätt) är det bättre att skriva fortsätt, istället för att tacka nej (vägra, förkasta) - avböja eller vägra.

Undvik krångliga konstruktioner och ord vars betydelse du inte är säker på. Försök att skriva i tydliga fraser som inte tillåter dubbeltolkning.

De 10 vanligaste misstagen i företagsmejl

Denna Pure English-video från Espresso English listar tio vanliga misstag som människor gör när de skriver affärsbrev och föreslår hur man åtgärdar dem.