На каком языке пишутся документы дипломатической переписки. Общая характеристика документов дипломатической переписки. вербальные ноты

Для языка дипломатических документов характерным является использование международной дипломатической терминологии и терминологии международного права. Как обычно, стилисты считают недопустимым использование в оформлении документов в официально-деловом стиле иноязычных терминов слов в переносных значениях. Дипломатический подстил официально-делового стиля и в этом составляет исключение, так как здесь очень много терминов, в основном латинского и французского происхождения. Например: консул, атташе, демарш, агреман, коммюнике, меморандум и т.д.

Это обьясняется тем, что первоначально дипломатическим языком считался латинский, а в средние века эту миссию взял на себе более совершенный язык- французский. И в наши дни традиционно многие термины латинского происхождения в дипломатической переписке используется в своей первоночальной форме (де –факто, де-юре, персона нон грата, статус-кво, вето, агреман и др.). В дипломатических документах ряд слов общелитературного переходят в разряд специальных терминов. Например: протокол(вид дипломатического документа-(Бишкекский протокол) или же совокупность общепризнанных правил международного общения(дипломатический протокол), сторона (государство, участвующее в переговорах), заявление(дипломатический документ в котором выражается позиция стороны по отдельным вопросам международной жизни)

Дипломатический подстил характеризуется в известной степени стандартизацией, рассчитанной на экономию языковых средств и устранение избыточности информации. Наряду с многочисленными формами, методами и средствами осуществления внешней политики любого государства, дипломатические документы играют большую роль в установлении международных связей, развитии двусторонних и многосторонних отношений. Как и в любой сфере деятельности человека, в дипломатической сфере существуют свои специфические документы, специфические термины и понятия, благодаря которым Министерство Иностранных Дел (МИД, зарубежные органы внешних сношений дипломатически представительства и консульские учреждения находятся в общении, т.е. обмене информации.

Следует отметить, что этикетная и комплиментарная лексика, свойственная языку дипломатии, придают документам в данной сфере деятельности не эмоционально-экспрессивную окрашенность, а торжественное звучание. (Высокий гость, Ваше превосходительство, имею честь заявить, визит вежливости, Господин, свидетельствовать почтение, принять уверения в почтении и др.). Тексты документов по своему синтаксису бывают близкими иногда публицистическому стилю.

Дипломатическая переписка, дипломатические документы, будучи одной из форм дипломатической деятельности, несут в себе черты, присущи не только дипломатии данного государства. В большинстве случаев дипломатические документы составляются сегодня с использованием интернационализмов по единой технологии и почти являются международными, за исключением незначительных деталей. Дипломатические документы в отдельности служат решению конкретных задач. Как бы они не отличались по своим названиям и выполняемым задачам и широту своего содержания, каждый из них является одновременно частью общей мозаики.

Главной особенностью дипломатических документов является и то, что они в основном предназначены для восприятия зарубежного читателя, представителя другого государства. Поэтому взгляды на одну и ту же проблему иногда могут быть не только различными, но и противоречивыми. При составлении каждого документа логическое построение доводов, точное формулирование каждой фразы, знание значений терминов и понятий следует считать необходимым.

В настоящее время не существует обязательного единого языка для ведения дипломатических сношений и составления международных договоров. При всем этом по отношении к языкам в дипломатической сфере деятельности имеются некоторые исключения, направленные на облегчения взаимо общения на международной арене в рамках международных организаций, международных конференций и повседневной дипломатической деятельности. В Организации Объединенных Наций (ООН) принята использовать шесть языков- английский, французский, испанский, русский, китайский и арабский с общего согласия государств-членов.

Существующие нормы и правила международного права по использованию языков в рамках ООН других международных организаций не ущемляет роль государственных языков на международной арене. Наоборот, считается абсолютной нормой вести дипломатическую переписку на языке государства, но с обязательным приложением текста в переводе на язык дипломатического сношения в государстве.. Что касается языков ООН, бесспорным при этом остается факт популярности и численность говорящих на данных языках.

Формы дипломатической деятельности чрезвычайно разнообразны: визиты, установление контактов и ведения бесед, проведение переговоров, поиски и сбор информации, информационными-разъяснительная работа. Но все эти формы или абсолютное большинство из них направляются на заключительный и самый ответственный этап дипломатической деятельности - подготовке дипломатических документов, которая занимает более половины времени дипломатов, работающих в иностранных представительствах, и еще больше - в центральном аппарате.

Дипломатическая переписка - одна из консервативных сфер дипломатической практики, а потому предполагает соблюдение ряда традиционных правил дипломатического протокола (комплиментарность, формы вежливости, язык). Эти правила выработаны в течение тысячелетий, и свободный отступление от этих, казалось бы, архаичных форм может привести к нежелательным последствиям, даже к обострению отношений.

Подготовке дипломатических документов, дипломатическая переписка можно разделить на два основных блока - официальное и личное дипломатическая переписка с представителями иностранных государств и внутриведомственное переписки с МИД и другими государственными и общественными организациями своей страны.

Итак, документы зовнишньодипломатичного переписки - это:

Личные (подписные) ноты

Вербальные ноты

Частные письма полуофициального характера;

Памятные записки;

Меморандумы;

Заявления.

Документы внешне дипломатической переписки

При подготовке этих документов нужно помнить самое главное - речь идет о общения государств и правительств, равных субъектов международного права, и любое унижение прав, достоинств, престижа другого суверенного государства абсолютно недопустимо.

Наиболее распространенными документами дипломатической переписки были и остаются личные и вербальные ноты.

Личная нота направляется из важнейших вопросов и включает в себя информацию о событии особой политической важности (например, изменение государственного устройства, оформленные договоренности по тому или иному важному вопросу двусторонних отношений). Посол или посланник, который вручил верительные грамоты главе государства пребывания, информирует об этом своих коллег по дипломатическому корпусу также личной нотой.

Личное ноту используют для информирования о временном или окончательный отъезд главы дипломатического представительства из страны, для в представлении временного поверенного в делах, направляется в ответ на полученную личную ноту. В последнее время, особенно в связи с ростом количества диппредставительств, для передачи такого рода информации используют вербальные ноты.

Личное ноту составляют в форме письма, в первом лице от имени того, кто ее подписывает. Она печатается на соответствующем нотном бланке с государственным гербом и подписью под ним "Министерство иностранных дел Украины" или "Посольство Украины в... (название страны)". Общепринятый формат ноты - двойное левое поле основного текста.

Личная нота начинается обращением, наиболее распространенными формами которого являются: "Ваше Высокопревосходительство", "Уважаемый господин Министр", "Уважаемый господин Посол". Такая форма обращения должна настраивать того, кто получит ноту, на доброжелательное отношение к содержанию. Далее следует изложение сути вопроса, текст, как правило, начинается словами "имею честь". В личной ноте, содержащий сочувствие или протест, слова "имею честь" пропускают. Заканчивается личная нота комплиментом (форма вежливости), в котором автор выражает свое уважение:

Премьер-министру, Председателю парламента, Министру иностранных дел или Послу (если он имеет личный ранг Посла)	"Прошу Вас, господин Премьер-министр (господин Министр, господин Посол) принять заверения в моем весьма высоком (до Вас) уважении" или "Пользуюсь случаем, чтобы возобновить Вашему Превосходительству уверения..."
Вице-премьер-министру, заместителю Министра, Посланнику, Советнику-посланнику, Директору департамента (если они не имеют личного ранга посла)	"Прошу Вас, господин вице-премьер-министр (господин Министр, господин Директор), принять уверения в моем высоком уважении". (При этом следует помнить, что во многих странах обращение с "вице" (Премьер Министр) не употребляется, а пишется Премьер Министр)
Поверенному в делах (в ранге Посланник)	"Прошу Вас, господин Министр, принять уверения в моем высоком уважении"
Временный поверенный в делах	"Прошу Вас, господин Временный Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении"

Личные ноты дипломатических представителей отдельных государств могут заканчиваться и иначе, а именно: "С глубоким уважением", "С", "Искренне Ваш". В ноте-ответы в порядке взаимности целесообразно принять такие же комплименты, потому что изменение комплимента может быть расценена адресатом как имеющая определенное значение.

Под текстом личной ноты ставится подпись лица, от имени которого она ссылается. Печать, фамилия и должность того, кто подписывает ноту, не обязательны.

Адрес пишется в левом нижнем углу первой страницы ноты, независимо от количества страниц. В адресе отмечается ранг лица, которому направляется нота

В отдельных случаях, в зависимости от местной практики и на основе взаимного уважения, перед фамилией лица, которому направляется нота, может использоваться титул

На конверте указывается тот же адрес, что и на личной ноте.

Дипломатическая переписка - совокупность различных видов корреспонденции и документации дипломатического характера, посредством которой осуществляются отношения между государствами.

Наиболее распространённый вид. Она может касаться важных, принципиальных вопросов, равно как и рутинных. Содержит различного рода информацию (изменения в дип. персонале), просьбы (выдать визу, решить какой-либо вопрос), может выражать недовольство или вновь привлечь внимание к вопросу. Печатается на нотном бланке с гербом, ставятся индекс и номер ноты. Ноты отправляются адресату от имени МИДа или посольства в 3-м лице (с датой, адресом получателя и печатью вместо подписи) и не подписываются. Текст состоит из трёх частей: 1) вступительный комплимент; 2) содержание ноты; 3) заключительный комплимент

Личная нота

Пишется на нотном бланке, но исполняется от первого лица с подписью, индекса и номера не ставится, печати нет. Посылается по вопросам важного и принципиального значения, с информацией об изменении названия государства, по вопросу о двусторонних отношениях, а также личные ноты коллегам по дип корпусу или МИДа об отпуске, вручении верительных грамот, временном отъезде и назначении временного поверенного в делах; по протокольным вопросам, поздравления, соболезнования. Посылается только курьером.

Меморандум

Содержит фактическую или юридическую сторону какой-либо проблемы и может представлять собой изложении позиции страны, её анализ ситуации - тогда, когда это надо сделать явно официально. Вручается лично (ставится дата и место, печатается на бланке) или пересылается с нотой (без даты и места, на бумаге). Не содержит ни вступления, ни заключения, но есть заголовок “Меморандум правительства РФ по вопросу о…”. Печать не ставится.

Памятная записка

Вручается: 1) лично после устного заявления и просьбы (чтобы усилить её значение, предупредить неправильное толкование) или как ответ на просьбу, 2) с курьером, вместе с визиткой или другой нотой. Составляется, как правило, безлично, не содержит ни вступления, ни заключения, но есть заголовок “Личная записка”, не подписывается, без печати, ставится дата и место. Преимущественно по повседневным вопросам.

Частное письмо

Личное письмо используют для отношений с деятелями культуры, деловых кругов, общественных организаций, политиками тогда, когда отправление другой ноты не диктуется необходимостью. Это может быть сопроводительное письмо, выражать благодарность, поздравления, личные приглашение или просьбу и т.д. Но в любом случае подчёркивается личный характер письма - по частному событию. Пишется либо на личном бланке отправителя, либо на хорошей бумаге. Обращение “Уважаемый г-н”. Комплимент “С уважением”, “прошу принять мои уверения в весьма высоком к Вам уважении”. Зависит от положения адресата и степени отношений с ним. Предпочтительнее писать и подписать от руки. Адрес пишется на конверте. Ставятся место и дата (вверху справа, иногда внизу) и иногда положение отправителя (вверху слева если личный бланк, или снизу справа после подписи).

Дипломатическая переписка - переписка государства, правительства, ведомства иностранных дел с соответствующими иностранными государствами, дипломатическими представительствами этих государств, международными организациями, а так же переписка таких дипломатических представительств между собой. В международной практике сложились определенные виды документов дипломатической переписки, различающиеся по содержанию и техническому оформлению.

Самыми распространенными среди них являются:

1. личные ноты;

2. вербальные ноты;

3. памятные записки;

4. меморандумы;

5. частные письма полуофициального характера.

Стиль служебной переписки всегда изменяется в зависимости от языка и традиций различных стран, однако он тем не менее подчиняется некоторым общим правилам, определяемым международной практикой и условностями. Протокол официальной переписки, целью которого является оказать адресатам корреспонденции знаки уважения, на которые они имеют право, при соблюдении в то же время соотношения рангов между отправителем и адресатом, строится таким образом, чтобы отношения между государствами и их представителями основывались на равенстве, уважении и взаимной корректности. Некоторые из приведенных документов обрамлены так называемыми формулами вежливости, комплиментами. В других документах таких формул нет.

Протокольные формулы вежливости применяются в личных и вербальных нотах, памятных записках, направляемых с курьерами (форма документа, которая используется довольно редко).

Личная нота

Личная нота направляется по вопросам важного и принципиального значения или содержит информацию о каком-либо крупном событии. Нота составляется в первом лице от имени подписывающего ноту и начинается с обращения. Наиболее распространенной формой является: "Уважаемый господин Министр", "Уважаемый господин Посол". Это обращение призвано благожелательно настроить получателя в отношении содержания текста. Далее идет смысловая часть документа. Заканчивается нота комплиментом (формула вежливости), в котором автор "свидетельствует свое уважение".

Тональность личных нот может быть более или менее теплой. Если нота начинается словами: "Господин Министр", "Господин Посол" и заканчивается "С уважением" (без "искреннего" или "глубокого"), то очевидно намерение автора придать ноте сдержанный характер.

Характер комплимента должен учитывать принцип взаимности, особенно в случае направления ответной ноты. Форма обращения зависит также от конкретного случая и местной практики.

Если временный поверенный в делах - советник в ранге посланника, то обращение к нему должно быть следующим: "Господин Министр". В зависимости от местной практики в порядке взаимности слово "господин" можно писать полностью.

Вербальная нота

Вербальная нота - наиболее распространенный в настоящее время документ. Министерства иностранных дел и посольства ведут дипломатическую переписку в основном путем направления вербальных нот. Вербальные ноты используются для рассмотрения и решения широкого круга вопросов. В них излагаются политические, экономические, научно-технические и другие проблемы как двустороннего, так и многостороннего характера. Нотами также запрашиваются визы, сообщается об автодорожных происшествиях с участием сотрудников посольств, доводится до посольств информация представительского характера (об организации поездок дипломатического корпуса по стране, о приглашении дипломатов на мероприятия по случаю национального праздника страны, об экскурсиях на промышленные предприятия и в научные учреждения) и т.д.

Вербальные ноты начинаются и заканчиваются комплиментом. Нота начинается с полного наименования отправителя и получателя: "Министерство иностранных дел Российской Федерации свидетельствует свое уважение Посольству Республики.. и имеет честь сообщить..."

Заключительный комплимент содержит сокращенное название: "Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству уверения в своем самом высоком уважении".

Иногда слова "пользуется случаем" в комплименте опускаются, например когда в ноте сообщается об автодорожном происшествии с участием дипломата, в результате которого имеются человеческие жертвы. Очевидно, что слова "пользуется случаем" в данном контексте неуместны, и комплимент может иметь следующую форму: "Министерство возобновляет Посольству уверения в своем весьма высоком уважении".

Если вербальная нота Министерства является ответом на ноту посольства, то в этом случае нота будет начинаться следующим образом: "Министерство иностранных дел Российской Федерации свидетельствует свое уважение Посольству Франции и в связи с нотой Посольства № от (число, месяц, год) имеет честь сообщить следующее..." Комплимент в нотах может быть опущен, но это делается лишь в том случае, если нота содержит протест в связи с действиями представителей посольства или государства (попыткой заниматься незаконной деятельностью, грубым нарушением норм поведения). Ясно, что в таком случае комплимент ослабил бы протест и, следовательно, исказил бы характер ноты.

Не употребляется комплимент в вербальных нотах, содержащих сообщение об объявлении траура в стране, или в нотах с выражением соболезнования, а также исходя из принципа взаимности в тех случаях, когда ведомство иностранных дел той или иной страны не использует комплименты в своей дипломатической переписке.

Диапазон протокольных формул вежливости весьма широк. Это позволяет смягчить более строгий тон или придать ему большую теплоту. Однако при этом всегда следует помнить: ничто не ценится так дорого и не стоит так дешево, как вежливость. Резкие выражения, риторические обороты речи, туманные намеки, восклицательные знаки, сокращения в виде "и т.д. и т.п." в нотной переписке недопустимы. Работая над текстом ноты, содержащей, например, протест, нелишне помнить о том, что она может быть не принята, а это, в свою очередь, может привести к конфликтной ситуации с далеко идущими последствиями.

Текст вербальных нот составляется в третьем лице.

Как личные, так и вербальные ноты печатаются на гербовой бумаге высшего качества.

В международной практике в настоящее время все реже встречаются вербальные ноты, подписанные или завизированные главой дипломатического представительства. Практически не существует различия между вербальными нотами с подписью (визой) и теми, которые имеют лишь печать посольства.

Вербальная нота имеет исходящий номер, шифр и дату отправления, например № 14/1 ДЕ или 27/ДГП. Никаких дополнительных индексов не ставится. В случае необходимости это делается на копии, остающейся в деле. Нота скрепляется мастичной гербовой печатью Министерства иностранных дел или посольства. Печать проставляется в конце текста ноты, там, где напечатана дата отправления. Необходимо следить за тем, чтобы изображенный на печати герб имел правильное положение.

В дипломатической переписке имеются документы, которые не требуют комплиментарного оформления. К ним относятся памятные записки, меморандумы.

Памятная записка

Встречаются два вида памятных записок: памятные записки, переданные лично, и памятные записки, направленные с курьером. Памятная записка обычно вручается лично с целью усилить значение или подчеркнуть важность сделанного во время беседы устного заявления или просьбы, облегчить дальнейшее продвижение дела, предупредить возможность неправильного толкования или понимания беседы или устного заявления. Текст памятной записки составляется в безличной форме с употреблением выражений: "возбуждается просьба", "приходится констатировать", "сообщается".

Памятные записки печатаются на простой бумаге без герба. Адрес и исходящий номер не ставятся; проставляются лишь место и дата отправления. Над текстом записки печатается надпись: "Памятная записка".

Памятные записки, направленные с курьерами, в настоящее время встречаются довольно редко. По форме они почти не отличаются от вербальной ноты: составляются в третьем лице, содержат обращение и комплимент, печатаются на нотном бланке, имеют номер, место отправки и дату. В отличие от вербальной ноты, на таких записках не ставится печать и не указывается адрес. Сверху имеется надпись: "Памятная записка". Памятные записки направляются или по просьбе лица, с которым состоялась беседа, или как напоминание о том или ином вопросе.

Меморандум представляет собой документ, в котором рассматривается фактическая сторона того или иного вопроса, содержится анализ его отдельных аспектов, излагается аргументация в защиту своей позиции, содержится полемика с доводами другой стороны. Меморандум может быть либо приложением к личной или вербальной ноте, либо самостоятельным документом, передаваемым лично или пересылаемым с курьером. Приложение меморандума к ноте

позволяет сократить текст самой ноты и вместе с тем дает известные преимущества в характере изложения вопроса, являющегося предметом переписки.

Меморандум как приложение к личной ноте печатается на нотной бумаге без герба; номер, печать, место (город) и дата отправления не ставятся. Меморандум, вручаемый лично, печатается на нотном бланке, обращения и комплимента не имеет. Печать и номер на нем не ставятся, однако указываются место и дата отправления.

Частное письмо полуофициального характера

Частное письмо полуофициального характера посылается знакомым официальным лицам в случаях, когда требуется какое-либо содействие в решении вопросов, являющихся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или ускорить решение какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо.

Частные письма пишутся на обычной бумаге (в пол-листа), иногда на бланке с напечатанными типографским способом в левом верхнем углу именем и фамилией или официальным титулом отправителя. Обратная сторона листа не используется.

Дипломатическая беседа

Суть предназначения дипломатической беседы – форма вступления в контакты того гос-ва, где это дипломатическое представительство аккредитовано. Дипломатическая беседа - вершина дипломатической деятельности дипломата.

В дипломатических беседах решаются несколько задачи:

1) Просто нужна для поддержания контактов – иногда в форме легкого обмена мнениями, просто тупо обменяться пару фразами

2) Развитие дружественных связей со страной пребывания – форма вступления в контакт – улучшение знания о стране, вступление в круги официальные.

3) Разъяснение ситуации в своей стране – политику, основные направления и т.д. + внешняя политика страны

4) Познавать те процессы, которые в этой стране происходят – что там происходит, какова природа этих процессов, и через сеть бесед с разными лицами, мы узнаем всю ин-фу, чем живет данная стран

5) Выяснение конкретной страны пребывания по конкретному вопросу

6) Изучать мнение, позицию официального руководства страны.

7) Форма проверки достоверности информации (проверка ин-фы на степень достоверности)

Уровни дипломатических бесед :

1) Уровень президентов – либо один на один, либо с помощниками. Полномочия очень большие – самый высокий уровень

2) Главы правительств

3) Уровень атташе

Виды бесед: три группы

1) Беседы по инициативе самого дипломатического работники – сами планируем, готовимся, контакт, встреча с коллегой и т.д.. – самая легкая форма беседы.

2) Беседы по поручения центра – поручения встретиться с таким-то и довести до к-то такую позицию – поручения президента, премьер, Министра ИнДел – запросить у центра всю справочно-информационные данные. + инструкция, либо памятная записка, либо меморандум

3) Беседа по офиц приглашению той страны, где аккредитованы

Личная беседа – планируем на год. Нужно провести целую серию встреч с лидерами. Программируем все заранее. Если выборы – задачи, цели, места в парламенте, внешняя политика этих партий и т.д. расширяем информационную базу – для отчетов, аналитические записки, информац материалы.

Беседы по поручения центра - тщательно изучить проблему для беседы –возлагается задача потом справку аналит, вопросы и ответы от собеседника. Собеседник может критиковать позицию страны – что должен делать дипломат? Обычно собеседники не совсем информированы – поэтому нужно раскрыть мотивы, истинную позицию гос-ва. Цель – не ухудшать отношения между странами – разъяснение позиции.

Нужно не излагать позицию страны устно, нужно иметь уже подготовленный документ, где на языке оригинала и перевода излагаются основные принципы – передаем текс этого заявления (памятная записка, меморандум).

Беседа по официальному приглашению страны-пребывания – подготовка серьезно затруднена – о цели приглашения не заявляют. Обычно, когда срочно приглашают, нужно обладать базой двусторонних отношений (или поднять всю базу) – что страна та поднимала и не получила ответ; собрать всех сотрудников и спросить были ли эксцессы на дорогах, заявлений журналистам, интервью.

С кем ведут беседы диплом работники :

1) От руководства страны посол может встретить с офиц. лицом любого уровня

2) Официальные представители других министерств

3) Полит обществ деятели той страны – видные люди, бывшие политики, деятели науки, культуры, деловые круги страны

4) Беседы с дипломатическим корпусом других стран – коллеги – важнейший контакты

Требования к человеку, который ведет дипломатические беседы :

1) Фундаментальная база подготовки – самообразование + учеба в специальных учреждениях. Без фундаментальных основ культуры, истории другой страны, нельзя стать человеком, которого не уважают

2) Подготовленность к конкретному разговору/беседе – знать досконально историю вопроса, чтобы поставить перед собеседником; характер собеседника (открытый, закрытый, веселый, строгий, предпочтения, хобби). Как расположить этого человека

3) Тактика проведения беседы – с чего начнете (погода, спорт, общие моменты)

4) Запастись аргументами, которые будут подкреплять вашу позицию

5) Чувство времени + собранность и концентрация внимания (иначе противник может нанести удар).

6) Такт, которым мы обладаем, или не обладаем – главное – умение слушать; говорить кратко, ясно.

7) Нужно помнить, что беседа – это двусторонний диалог, если собеседник не идет на контакт, его нужно уметь заинтересовать – дать ин-фу, которая интересна для собеседника.

Где и как ведут беседы дипломаты?

Дипломаты ведут беседы во времени дипломатических приемов – за фуршетом (о политике двух своих стран, налаживают контакты); рассаживают рядом с дипломатом – начинаем беседы. Нет правила, беседовать за фуршетом или нет. Если человек занят, можно использовать контакт для узнавания мнения по какому-либо вопросу.

После беседы

По итогам любой беседы оформляется письменная запись беседы – дневник (записывает содержание контакта, встречи). Существует форма записи беседа – фамилия и должность собес, день, час, продолжит, место, по чье инициативе, точное содержание беседы – в начале записи – все то, что сказал собеседник, и поставил такие-то вопросы; во второй части – изложение своей точки зрения, на поставленные вопросы ответил так-то.

Обычно записывают помощники, сам не записывает. Потом эта запись беседы (при информ характере + принципиальные моменты), направляем запись этой беседы в центр.

Нужно правильно выбирать собеседника беседы – качество сбора информации – информат.-аналит. работа посольства.

Дипломатическая документация или, иначе, документирова­ние - это запись политической и дипломатической информации на различных носителях по установленным правилам в целях ее после­дующего использования. Различаются две основные категории таких документов - носителей информации: а) официальные до­кументы, посредством которых осуществляются письменные, сно­шения между государствами и другими субъектами международ­ных отношений и б) внутренние документы, обеспечивающие дея­тельность органов государственной власти, различных ведомств, организаций и учреждений в сфере внешней политики.

Дипломатическая документация является неотъемлемой и важ­нейшей частью дипломатии как основного инструмента внешней политики государства. Любой дипломатический документ, таким образом, это прежде всего «государственная бумага». По офици­альному дипломатическому документу судят в первую очередь не только о внешней политике государства, но и о профессионализме дипломатической службы, слаженности и выучке государственного аппарата в целом.

Дипломатическая переписка ведется между суверенными государ­ствами, другими полноправными субъектами международного права и их полномочными представителями. Она требует строго учета право­вого равенства партнеров, взаимного уважения и корректности. Именно эти принципы определяют конструктивность международ­ных отношений, регулярное и содержательно насыщенное много­стороннее общение суверенных государств, высокую эффектив­ность дипломатии.

Официальную переписку на дипломатическом уровне от обыч­ного служебного делопроизводства отличает соблюдение целого ряда особых норм международно-правового характера, протоколь­ных требований, а также устоявшихся обычаев и традиций. От­ступление от общепринятых в дипломатической переписке норм, а тем более их игнорирование, могут быть восприняты не только как свидетельство низкой культуры делопроизводства, но и как проявление неуважения к стране-адресату. Вряд ли есть еще одна область служебного делопроизводства, в которой как в дипломатии столь четко прослеживалась бы внутренняя взаимосвязь между смысловым содержанием документа, его внешней формой и тех­ническим исполнением.

Дипломатические документы могут отличаться друг от друга своим содержанием, назначением и протокольными особенностя­ми. На их стиле сказываются традиции, языковые, исторические и культурные особенности отдельных стран. Однако с точки зрения формального построения, того, что называют архитектурой доку­мента, все они следуют традиционной схеме, включают целый ряд элементов (реквизитов), которые имеют постоянный, неизменный характер. Остановимся на некоторых из них.

Обращение. Оно указывает на должность или официальный титул адресата. Например: Уважаемый господин Президент, Ува­жаемый господин Министр, Уважаемый господин Посол или По­сланник. В обращении может также присутствовать почетный титул (титулование) адресата. К примеру: Ваше превосходительст­во господин Посол.

При обращении к духовным лицам употребляются следующие формы: к папе римскому и патриархам: Ваше Святейшество; к митрополитам: Ваше Высокопреосвященство; к кардиналам: Ваше Высокопреосвященство господин кардинал; к архиеписко­пам и епископам: Ваше Преосвященство (в англоязычных стра­нах к архиепископу: Ваша светлость и к епископу Ваша ми­лость); к духовным лицам и священникам без указания официаль­ного титула: монсиньор или (в англоязычных странах) Ваше пре­подобие.

При обращении к Великому магистру Мальтийского Ордена (полное название Ордена - Суверенный военный орден госпита­льеров Св. Иоанна Иерусалимского Родоса и Мальты); Россия поддерживает с Орденом официальные отношения) придерживаются следующего титулования: Его Высочество князь и Великий Магистр.

Комплименты. Это выражения вежливости, которыми начина­ется и/или завершается письмо, послание, нота или любой другой документ. Комплименты могут меняться в зависимости от характе­ра переписки. Они, к примеру, могут быть следующими: в начале послания, личной ноты или письма полуофициального характера, направленным главе государства, правительства, председателю парламента, министру иностранных дел, послам или другим долж­ностным лицам равного им положения или ранга: имею честь; в завершение: прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем самом высоком к Вам уважении. В отношении заместите­лей министра, директоров департаментов, если у них нет личного ранга посла, временных поверенных в делах, посланников, совет­ников посланников, генеральных консулов и других лиц равного им положения применяется комплимент в форме: в моем высоком уважении.

В случаях межправительственной переписки используется сле­дующий комплимент: «Правительство Российской Федерации сви­детельствует свое уважение». В личной переписке полуофициаль­ного характера могут использоваться и такие формы комплимен­тов как: «С глубоким уважением», «С уважением», «Искренне Ваш».

Основное предметное содержание документа. Оно состоит из смыслового ядра, включающего фактическое содержание и аргументационную часть. Предметное содержание документа при всей условности такого подразделения может быть квалифицировано, к примеру, по следующим категориям: информация о намечаемых или проводимых акциях, имеющих международное значение; из­ложение политической или международно-правовой позиции по той или иной проблеме; выдвижение конкретных предложений; заявление протеста или выражение озабоченности; оформление договоренности или достигнутой степени согласия.

Подпись. Личная подпись удостоверяет документ, следует сразу же после заключительного комплимента. Подпись должна быть разборчива. Если письмо составлено на официальном или имен­ном бланке, то фамилия лица, поставившего свою подпись обыч­но не печатается.

Традиционные протокольные формулы: обращение к лицу, ко­торому адресован документ, выражение уважения адресату в нача­ле документа и заключительный комплимент в его конце исполь­зуются не только в официальной переписке дипломатического ха­рактера, но и в других официальных документах, связанных с перепиской международного характера. К такой переписке, в част­ности, относится официальная переписка министерств и ведомств Российской Федерации с министерствами и ведомствами других стран в пределах предоставленных им полномочий, а также меж­дународная переписка субъектов Российской Федерации и их офи­циальных органов по вопросам международных и внешнеэкономических связей в соответствии с федеральным законом «О коорди­нации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации».

Кардинальные сдвиги, произошедшие в современной диплома­тии, утверждение в ней открытости и гласности, демократизация ее методов, возрастание роли международных организаций лишь отчасти сказались на традиционных формах дипломатической переписки. Но вот протокольные формулы - правила, традиции и условности, принятые при составлении документов международного характера практически не изменились.

Как и прежде к числу важнейших документов дипломатичес­кой переписки относятся:

Ноты (вербальные и личные);

Памятные записки;

Меморандумы;

Заявления, послания и письма на уровне государственного руководства (глав государств и правительств, руководителей внеш­неполитических ведомств);

Полуофициальная переписка (личные письма полуофици­ального характера).

Нотная переписка по традиции остается наиболее распростра­ненной формой официальных сношений между дипломатически­ми представительствами и дипломатическими ведомствами в стра­не пребывания. Их тематика охватывает самый широкий круг проблем, относящихся к взаимоотношениям государств: внешняя политика, экономика, культура, парламентские связи, подготовка двусторонних соглашений, обмены визитами представителей обеих стран и т.д., а также конкретные вопросы, связанные с функционированием дипломатического представительства.

Вербальная нота. Специфика вербальной ноты состоит в том, что она исходит непосредственно от Министерства иностранных дел или загранпредставительства. Текст составляется в третьем лице и не подписывается, что, как считается, дополнительно подчеркивает ее официальный характер. В ряде стран вербаль­ную ноту принято парафировать. В этом случае соответствую­щая отметка делается в конце заключительного абзаца текста ноты.

Текст вербальной ноты печатается на специальном нотном бланке, изготовленным типографским способом. На вербальной ноте проставляется порядковый номер, дата, указывается отправи­тель и место отсылки. Вербальная нота во всех случаях скрепля­ется гербовой печатью соответствующего учреждения - минис­терства или посольства.

Обычная начальная формула вербальной ноты выглядит следу­ющим образом: «Министерство иностранных дел Российской Фе­дерации свидетельствует свое уважение Посольству (следует пол­ное название страны) и имеет честь сообщить ему (далее идет текст)». Завершается вербальная нота традиционным комплиментом: «Министерство (или Посольство) пользуется этим случаем, чтобы вновь засвидетельствовать свое уважение Посольству». За­ключительный комплимент ноты, если в ней содержится какая-либо просьба, носит следующую форму: «Министерство заранее благодарит Посольство за удовлетворение настоящей просьбы».

Адрес во всех случаях печатается в нижнем левом углу первой страницы вербальной ноты. Этот же адрес печатается и на кон­верте, в котором отправляется вербальная нота.

Личная нота. Этот документ адресуется конкретному лицу и пишется в первом лице от имени подписавшего ноту. Личные ноты направляются государственным деятелям, иным должност­ным лицам страны пребывания, коллегам по дипломатическому корпусу, в том числе по различным вопросам протокольного ха­рактера: поздравления по случаю национальных праздников, дру­гих важных событий в государственной жизни, а также в тех слу­чаях, когда желательно подчеркнуть особую заинтересованность в том или ином вопросе. По оформлению личное послание и лич­ная нота, кроме обращения в первом лице, сходны с вербальной нотой: они печатаются на нотном бланке на специальной бумаге с государственным гербом Российской Федерации, вытесненным на первой странице послания или ноты. В правый верхний угол выносится название города и дата отправления (число, месяц и год). Под текстом личного послания или ноты следует личная подпись лица, которое направляет послание. Печатать фамилию и должность подписывающего послание не принято. Печать на лич­ной ноте не ставится. На подлиннике личной ноты исходящий номер не проставляется.

Наиболее распространенными формами обращения, приняты­ми в личных нотах, являются: «Уважаемый господин Министр», «Господин посол», «Ваше Превосходительство». Комплимент, ко­торым заканчивается текст личной ноты, как правило, выглядит следующим образом: «Прошу Вас (указывается должность) при­нять уверения в моем самом высоком к Вам уважении».

В послании и в личной ноте адрес пишется в левом нижнем углу первой страницы независимо от числа страниц текста. Адрес состоит из титулования, затем из имени и фамилии, пол­ной официальной должности этого лица, полного официально­го (по конституции) названия страны и ее столицы. Этот же адрес печатается на конверте, в котором отправляется личная нота или письмо.

Специфику нотной переписки с использованием вербальных и личных нот можно было бы проиллюстрировать на примере под­готовки переговоров с заключением двустороннего соглашения с участием Российской Федерации.